会議室が足りないのは部屋数のせい？原因と解決策をまとめて解説

会議室の不足にまつわる悩みは、業種や企業規模を問わず共通しています。まず、現場でよく聞かれる声を整理してみましょう。

• Web会議の浸透と出社人数の増加が重なり、会議室の需要が増えている
• 特定の部門や社員がまとめて予約していることが多く、他のメンバーが使えない
• 「少人数の会議で大きな会議室を使う」といった予約の取り方が日常茶飯事になっている

需要の増加によって数が足りていないケースはもちろんのこと、広さが利用実態に合っていなかったり、とりあえずの空予約によって空いているのに使えないといった状態が続いていることがあります。

従業員から「予約が取れない」という声が上がる場合には、なぜ予約が取れないのかを深掘りして調査することが大切です。

• Web会議に必要なカメラ・マイク・スピーカーが未整備で、利用できる場面が限られる部屋がある
• 音漏れや室内の反響音が発生しており、選ばれにくい部屋がある
• 外からの視線が気になる場所に配置されているなど、使えない場面の多い部屋がある

近年では、Web参加者とリアル参加者の入り混じるハイブリッド会議を開催する場面が増えていますが、設備が不十分な部屋で行うと、表情や声のニュアンスが伝わりにくいといった問題が発生します。すると、自然とその部屋は選ばれづらくなっていくものです。

部屋はあっても使い勝手が悪い、使いにくいといった状態が、会議室不足を引き起こしているケースもあるのです。

このように、会議室不足の問題は、部屋数だけに起因するわけではありません。きちんと現状を把握していないと、「会議室を増やすしかない」という議論に発展し、不要な工事コストが生じてしまうことも。

ここからは現場の実態を整理し、5つの原因として解説します。

予約のルールがきちんと整備されていないと、毎週の定例会議を何週間も先まで押さえている部門があっても止める手段がなく、他のメンバーが予約のタイミングを失ってしまいます。「早い者勝ち」の構造が固定化すると、じわじわと不満が広がっていくものです。

さらに、特定の部門・個人が独占しているケースでは、会議がキャンセルになっても予約が残ってしまっていることも多く、部屋が空いているのに使えないことへの不満が募っていることも少なくありません。

月曜の午前や金曜日の午後など、予約が集中しやすい時間帯はどうしても存在するものです。
需要の偏りは自然に起きるものだからこそ、意識的に分散させる仕組みがなければ、「使いたい時間は常に埋まっている」という状態はなかなか解消されません。

1〜2人の少人数での打ち合わせに、5〜10人用の会議室を使っているといったケースもよく見られます。
使用頻度の高い小さな会議室が少なかったり、予約システムが人数条件を考慮していなかったり、「なんとなく大きい部屋のほうが快適」という慣習が根付いていたりすることが、こうした非効率を生む原因です。

予約を専用システムで管理していない場合、空き状況の把握が難しく、会議と会議の間に中途半端な隙間時間が生まれやすくなります。
その隙間は新しい会議を入れるには短すぎることが多く、たとえば1時間の予約が多い中で30分の空き時間が1日に何枠も発生しているなど、実質的に使えない時間が積み重なっているという場合は少なくありません。

Web会議用のカメラ・マイク・スピーカーが整っていない部屋では、音声や映像の品質が安定しにくく、快適なハイブリッド会議には向かないため、自然と敬遠されがちです。また、音漏れや反響が気になる部屋も同様です。

最近のオフィスで導入されがちなガラス張りの会議室は、開放的な反面、会議室の中が見えやすいため、機密性の高い打ち合わせや来客対応では選びにくいこともあります。

こうした「あるけれど使いにくい」部屋の存在も、会議室不足を引き起こす一因です。

会議室の課題は、組織全体の生産性やコミュニケーションにも関わる大きな問題です。総務部門だけで抱え込まず、組織として取り組む視点で解決策を検討することが大切です。

まずは、利用ルールを見直してみましょう。
予約時間の上限設定や、不要になった予約の早めのキャンセルを徹底するルールなど、運用方法を見直すだけで稼働効率が改善することがあります。なんとなくの雰囲気や慣習を見直すことが会議室不足を解決する第一歩です。

予約管理システムを利用していない場合は、導入を検討してみましょう。
専用のシステムを使えば、スムーズに予約ができるようになるだけでなく、空き状況のリアルタイム把握や予約の自動管理、利用状況を定量的なデータで把握することが可能になります。

ルールを決めるだけでは改善しないことも多いため、システムの自動キャンセルなどの機能を活用すると、「とりあえず押さえておく」という空予約が減り、部屋が実態に近い形で運用しやすくなるでしょう。

壁を新設して会議室を増やすには、工事コストと時間がかかります。しかし近年は、工事不要で設置できる複数人用のWeb会議ブースも登場しており、大規模な改修なしに会議スペースを拡充できるようになっています。

また、完全な個室にこだわらず、気軽に使えるオープンなミーティングスペースを増やすことで対策するオフィスも増えています。
大規模な改修で会議室を増やさなくても、同様の用途で使える物理的なスペースが増えれば、需要の集中を分散させやすくなります。

できるだけ多くの部屋をWeb会議に対応させると、「使いにくい部屋」が減り、特定の部屋への集中も緩和されます。
Web会議用の設備は操作の難しさや煩雑さが懸念されますが、近年では入室後に参加ボタンを押すだけで会議を始められるルームデバイスも普及しており、快適な空間をつくりやすくなっています。

接続作業がなくなるだけで準備時間のロスが大幅に減り、1つの部屋で回せる会議の数も増やせるでしょう。

機器の整備とは別に、音環境や視線といった内装面も、工事なしで改善できることがあります。
音漏れや反響が気になる部屋には、吸音パネルや吸音カーテンの設置が有効です。サウンドマスキングシステムを活用することも解決策の一つとなるでしょう。

ガラス越しの視線が気になる部屋は、フィルムを貼るだけで手軽に対処できることも。最近はデザイン性を損なわないプロダクトも充実しているので、オフィスの開放感や雰囲気を崩さずに対策できます。

部屋数を増やす前に、まず既存の空間を見直してみると、意外と余裕が生まれるかもしれません。

ただ、予約の偏りや独占といった根本的な課題は、運用ルールや一般的なシステムだけでは解消しきれないことがあります。そこでイトーキが開発した「Reserve Any（リザーブエニー）」は、会議室予約の新しい仕組みを提案するシステムです。

ここでは、特徴的な2つの機能をご紹介します。

従来の予約方法では、「カレンダーを開いて空き部屋を探し、参加者の予定と照合する」という作業を繰り返す必要がありました。

Reserve Anyの「おまかせ予約」は、希望の人数・時間帯・必要な設備を入力するだけで、AIが最適な部屋を自動で割り当てます。部屋は24時間前に確定するため、当日までスムーズに準備を進められます。

予約する部屋を探す手間が省けるほか、必要な場面に必要な部屋を割り当てるため、効率的な会議室運用が可能です。

もう一つの特徴が、ポイント制による予約です。

ホテルや航空券の「ダイナミックプライシング」を会議室に応用した仕組みで、東京大学エコノミックコンサルティング株式会社（UTEcon）と共同開発した独自アルゴリズムが、需要に応じてポイント単価を自動調整します。

人気の時間帯や部屋はポイントが高く、空き時間帯は低く設定されるため、利用者は自然とコストを意識した予約行動をとるようになります。「とりあえず押さえておく」という予約が減り、特定の部屋や時間帯への集中も自然と分散されます。

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使えば使うほど会議室不足が解決する、まったく新しい予約システム「Reserve Any（リザーブエニー）」。会議室だけでなく、個室ブースや座席などにも適用することでオフィス全体のスペース予約と管理を万全に支援します。

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一口に会議室の課題といっても、企業の規模や働き方によって原因も対策もさまざまです。

イトーキでは、予約管理システムの導入から会議スペースの拡充、Web会議用デバイスの整備、吸音材やガラスフィルムといった内装面の改善まで、会議室に関わる課題をトータルでサポートしています。

専門スタッフがご状況をうかがいながら最適なプランをご提案しますので、「何から手をつければよいかわからない」という段階からでも、ぜひお気軽にお声がけください。

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