オープンミーティングスペースを導入する企業が急増中！？特徴、メリット・デメリット、導入事例をご紹介

オフィス環境づくりの一環として、現在多くの企業から注目を集めている「オープンミーティングスペース」。しかし、具体的にどのような場所なのか、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。

まずは、オープンミーティングスペースの特徴や、従来の会議室との違いについて詳しく見ていきましょう。

オープンミーティングスペースとは、社内の人が自由に集まり、会議や打ち合わせが行えるオープンなスペースのことです。

特徴としては、まず、その名の通り「オープン」な空間であることが挙げられます。オフィスの一角に設けられた、壁や仕切りのない開放的なエリアで、カジュアルな雰囲気が特徴です。

次に、フレキシブルな使い方ができる点も魅力の一つです。打ち合わせをしたいと思ったときにその場でメンバーが集まれば、すぐにミーティングを始められます。「ちょっと相談したいんだけど…」といった気軽な打ち合わせから、プロジェクトの進捗確認まで、様々な用途に対応できます。

さらに、最近増えているWeb会議やオンラインでの打ち合わせに活用している企業も見られます。PCやタブレットを持ち込んで、その場でオンラインミーティングに参加することも可能です。

従来の会議室と比べて、オープンミーティングスペースにはどのような違いがあるのでしょうか。

まず、従来の会議室は四方を壁で囲まれた密閉性の高い空間になっていますが、オープンミーティングスペースは壁や仕切りが少ない、開放的な空間です。そして、雰囲気も対照的です。オープンミーティングスペースはカジュアルでリラックスした雰囲気で、肩肘張らずに意見を交わせる環境を実現しています。それに対して従来の会議室は、どちらかというとフォーマルな印象があります。重要な意思決定や、機密性の高い会議に適しています。

このように、オープンミーティングスペースは従来の会議室とは一味違う、新しいコミュニケーションの場として注目を集めているのです。

オフィスにオープンミーティングスペースを導入すると、具体的にどのような利点があるのでしょうか。ここでは、おもなメリットをご紹介します。

オープンミーティングスペースの最大のメリットは、使いたいときにすぐ使えることです。会議室のように予約する必要がありません。「ちょっと相談したいな」と思ったときに、メンバーとその場所に移動するだけで使用できます。

急な打ち合わせにも柔軟に対応できるので、仕事の効率アップにもつながるでしょう。

最低限の機能としては、オフィスの一角にテーブルと椅子を置くだけで十分です。施工の必要がないので、オフィススペースを効率よく利用でき、コスト削減にもつながります。

レイアウト変更も容易なので、オフィスの雰囲気を変えたいときにも便利です。

かたい雰囲気の会議室と違って、オープンミーティングスペースはカジュアルな空間です。リラックスした雰囲気の中で、自由に意見を交換できます。とくに若手社員にとっては、気軽に発言できる場所として重宝するでしょう。

オープンミーティングスペースの用途は、ミーティングに限りません。個人作業のスペースとしても、ちょっとした休憩場所としても使えます。

用途を限定せず、柔軟に活用できるのが魅力です。オフィススペースの有効活用にもつながります。

オープンミーティングスペースがあれば、必要なときにすぐ気軽な打ち合わせができるため、社内のコミュニケーションを活性化する効果があります。

また、普段あまり話さない部署の人とも自然に交流できるので、偶然の出会いや会話が生まれやすい場所でもあるのです。そこから新しいアイデアが生まれたり、部門を超えた協力関係が築けたりする可能性があります。

オープンミーティングスペースには多くのメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。ここでは、導入する際に注意すべき2つのおもなデメリットについてお伝えします。

オープンミーティングスペースには壁や仕切りがないため、どうしても周囲に声が漏れやすく、会話の内容が筒抜けになってしまうこともあります。

例えば、新製品の開発会議や人事に関する打ち合わせなど、機密性の高い内容を話し合う際には適していません。

小規模なミーティングを想定して設計されているオープンミーティングスペースは、大人数での会議には適していません。人数が多くなるとどうしても声が大きくなりがちなので、周囲の人の作業を妨げてしまう可能性も高くなります。

プロジェクターやホワイトボードなどの設備が十分に整っていない場合も多いため、大規模な会議や長時間のワークショップには向いていないでしょう。

◇　 ◇　◇

オープンミーティングスペースは従来の会議室が持つすべての機能を兼ね備えているわけではないため、オフィスにおける会議室との割合を考えることも大切です。

また、同じようにカジュアルな雰囲気でコミュニケーションを活性化するスペースとして、近頃では「オフィスカフェ」も注目されています。詳しくは、以下のコラムをご覧ください。

オープンミーティングスペースを設置する際は、メリットとデメリットを理解し、従来の会議室と上手に使い分けることが大切です。ここでは、導入時に押さえておきたいポイントをご紹介します。

オープンな空間だからこそ、音漏れにはとくに注意が必要です。周りの人の集中を乱さないよう、また、機密情報を守るためにも適切な対策を講じましょう。

例えば、吸音パネルや間仕切りを設置するのも一案です。最近では、音を吸収する素材を使ったオフィス用家具もあるので、そういったものを取り入れるのもよいでしょう。

プライバシーを確保しつつ、快適なコミュニケーションができる環境づくりを心がけましょう。

オープンミーティングスペースを効果的に活用するには、適切な利用ルールが欠かせません。例えば、以下のようなポイントを決めておくとよいでしょう。

• 利用可能な時間帯
• 使用する場面の決まり（機密情報を扱う際はNGなど）
• 飲食の可否
• 長時間の占有を避けるための利用時間の目安
• 使用後の片付けや清掃の方法

ルールを決めたら、わかりやすい場所に掲示するなどして、全社員に周知することが大切です。ルールがあることで、誰もが気持ちよく利用できる環境を維持できるでしょう。

オープンミーティングスペースのレイアウトは、デザイン性と機能性を両立させることがポイントです。

具体的には、オフィス全体の雰囲気に合わせつつ、少し遊び心のあるデザインを取り入れてみるのもおすすめです。明るい色使いや植物を配置するなど、リラックスできる空間づくりを心がけましょう。同時に、電源コンセントの配置やWi-Fi環境の整備など、快適に作業できる環境を整えることも大切です。

また、目的に合った家具選びも重要です。例えば、少人数での打ち合わせには小さめの丸テーブルと椅子、立ち話用にはハイテーブルとスツール、リラックスできる場としてソファを選ぶなど、多様なニーズに対応できる家具を揃えるとよいでしょう。

可動式の家具を選べば、利用者が自由にレイアウトを変更できるので、より柔軟な使い方が可能になります。

オープンミーティングスペースを導入する際は、プライバシーの確保やルール設定、使いやすいレイアウトづくりなどのポイントを押さえることが重要です。また、社員の声を取り入れながら定期的に見直していくことも大切です。

ここからは、これまでにイトーキがご支援した企業のオープンミーティングスペース導入事例を5つご紹介します。

ここまで、オープンミーティングスペースの特徴や導入のメリット・デメリット、注意点などについてご紹介してきました。オープンミーティングスペースの導入は、生産性向上やコミュニケーション活性化など、企業に多くの利点をもたらします。しかし、効果的な導入には専門的な知識が必要となることも多いのが現状です。

イトーキは、長年にわたり多くの企業のオフィス環境改善をサポートしてきました。企業文化や働き方に合わせた、お客さまにとって最適なオフィスづくりをお手伝いいたします。

効果的にオープンミーティングスペースを導入したいとお考えの際は、ぜひ、一度イトーキにお問い合わせください。