DX時代の会議室づくり！ICT・映像音響機器導入で実現する快適なオフィス空間とは

ハイブリッド会議が日常的に開催されるようになり、多くの企業が新たな課題に直面しています。これらの課題を理解し、適切に対応することが、DX時代における効果的な会議室設計の鍵となります。

まずは、ハイブリッド会議のおもな課題とその影響を見ていきましょう。

ハイブリッド会議では、リアル参加者とオンライン参加者の間にコミュニケーションギャップが生じやすい点が問題となっています。

• 会議室の雰囲気がオンライン参加者に伝わりにくい
• 発言のタイミングがつかみづらい

この課題に対応するためには、オンライン参加者の存在感を高める工夫や、双方向のコミュニケーションを促進する仕組みが必要となるでしょう。

これまで通りの会議室でハイブリッド会議を行うと、情報共有に関するトラブルが起こりがちです。

• 会議室のホワイトボード内容をオンライン参加者に共有できない
• 資料をモニターに投影すると、オンライン参加者の反応が見えなくなる
• 情報が全員に正しく伝わっているかの把握が難しい

これらの問題を解決するには、デジタル技術を活用した新しい情報共有の仕組みや、リアルとオンラインの参加者双方に配慮した空間設計が求められます。

ハイブリッド会議において、音声や映像の品質は重要です。しかし、従来の会議室設備では次のような問題が生じやすいといわれています。

• オンライン参加者の声が会議室内で聞き取りづらい
• 会議室の参加者全員がカメラに映らない

このような技術的な問題を解決するためには、適切なICT・映像音響機器の導入と、それらを効果的に配置する空間設計が必要となります。

DX時代の会議室は、従来型とは異なる新しい機能と役割が求められています。リアルとオンラインの融合、多様な働き方への対応、そして組織の創造性と生産性を高める重要な拠点として、以下の3つの要素が注目されています。

ハイブリッド会議を快適に行うには、会議室に適切なICT・映像音響技術を取り入れることが大切です。

例えば、高性能なカメラやマイク、大型モニターなどをうまく配置すると、オンライン参加者とスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。360度カメラや高感度マイクを使えば、オンライン参加者にも会議室の雰囲気がよく伝わり、非言語コミュニケーションの課題も改善されるはずです。

最近ではハイブリッド会議に適した機器も多く登場しています。高い機能性を持った最新のICT・映像音響技術の活用も検討してみてください。

従来の会議室にただモニターやマイクを追加するだけではなく、空間デザインの中にICT・映像音響機器を溶け込ませ、一体として機能させることが重要です。

空間デザインとICT・映像音響機器を一体化させることで、目的に合った使いやすい会議室が作れます。例えば、複数のディスプレイを目線に合わせて効果的に配置すれば、資料とオンライン参加者を同時に表示できるので、情報共有の効率を高めることができるでしょう。

他にも、会議室のチェアやソファを横並びに配置し、その姿を広角カメラで臨場感たっぷりに映すことができれば、オンライン参加者もその場にいる雰囲気を感じ取れるような、リアルな空間を設計することが可能です。

居住性と利便性、そしてデザイン性を兼ね備えた会議室を構築できれば、使いやすさはグッと向上するはずです。

ハイブリッド会議では、リアル参加者とオンライン参加者の双方が快適に参加できる環境が求められます。

特に音響環境を整えることが重要です。高性能なマイクやスピーカーを導入したり、吸音材を適切に配置したりすると、反響や音声の乱れを防ぎ、クリアな音声で会話ができるようになります。

さらに、大型ディスプレイでオンライン参加者を等身大で映し出すなど、リアルとオンラインの距離を縮める取り組みをすることで、参加者全員の快適さにつながります。

ハイブリッド会議に適したICT・映像音響技術を空間デザインと巧みに融合させ、参加者に快適な会議室へと進化させることは、企業にとっても様々な利点があります。そのおもなメリットを、具体例と合わせてご紹介します。

例えば、高性能マイクや広角HDカメラ、360度カメラなどを使うと、オンライン参加者も会議の様子をはっきり見られるようになります。参加者同士のコミュニケーションがスムーズになり、会議の効率化が期待できます。

参加者の目の前に複数の大型モニターを置くことで、資料やオンライン参加者の表情を全員が簡単に確認できます。タッチパネルなどを使えば、複数のモニターに資料を表示するのもスムーズになり、会議の流れを止めずに情報を共有できます。

会議の進行が円滑になるため、より本質的な議論に時間を割けるようになるでしょう。

吸音カーテンや適切な照明などを空間に合わせて導入すれば、参加者の集中力を維持し、会議の生産性を高められます。

オンライン参加でもリアル参加と変わらないスムーズなコミュニケーションを実現できれば、これまで必ずリアル参加していた会議でもオンライン参加の選択ができるようになることも。オンライン参加者の移動時間やコストが減るため、より多くの関係者が会議に参加しやすくなり、意思決定も早くなります。

ハイブリッド会議であればオフィス以外の場所からも参加可能なので、テレワーク（リモートワーク）など、様々な働き方に対応できます。

従業員のワークライフバランスが改善し、ひいてはエンゲージメント向上にもつながります。

ICT・映像音響機器の導入で物理的な距離を超えた交流が容易になり、部署や拠点を超えたコミュニケーションが活性化します。

多様な意見やアイデアが交わることで新しい発想が生まれ、イノベーションの創出や人材育成の促進など、組織の成長にも寄与するでしょう。

DX時代の会議室設計において、最も重要なのは「目的」に合わせた空間づくりです。会議の種類や参加者構成によって、求められる機能や設備が異なるため、それぞれの目的に応じた設計が必要となります。

以下に、代表的な会議の目的別に、空間づくりのポイントと具体的な工夫点をいくつかご紹介します。

リアル参加者とオンライン参加者の双方が快適に情報を共有できる環境が求められます。

• カメラへの映りやモニターの見やすさに配慮した横並びの座席配置
• オンライン参加者の表情まで把握しやすい複数の大型モニターの導入

参加者のコミュニケーションを促進し、自由な発想を促す柔軟な空間設計がポイントとなります。

• 参加者全員が目線を合わせやすい円ソファの設置
• オンライン参加者に臨場感のある映像を届けられる360度カメラの導入

役員会議など重要な意思決定を行う会議の場合、正確な情報伝達と高い機能性が求められます。

• 音声の取りこぼしを防止する天井埋め込み型マイクの設置
• 資料やオンライン参加者が確認しやすい大型モニターの設置

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会議室のレイアウトや配置のコツについては、以下のコラムも参考にしてください。

これまで見てきたように、DX時代の会議室設計においては、空間デザインとICT・映像音響機器を効果的に融合させる空間づくりが重要となります。単にマイクやモニターといった機器を導入するだけでなく、会議の目的や参加者のニーズに合わせた総合的な設計が、快適なハイブリッド会議環境の実現につながるのです。

しかし、自社には具体的にどのような設計や機器の選定が最適なのか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。

イトーキでは、空間デザインとICT、どちらの専任チームも擁することで「本当に使いやすい」最先端空間の構築をご支援しています。機能性とデザイン性、両方を兼ね備える一歩進んだオフィス空間のご提案が強みです。

そんなイトーキのノウハウを一冊にまとめた、「会議室におけるICT・映像音響機器導入ガイド」もご用意しています。このガイドでは、ハイブリッド会議に最適な空間デザインとICT・映像音響機器の一体化事例や、本コラムでご紹介した目的別設計のポイントをさらに詳しく解説しています。
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