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空間づくり

会議室のレイアウト、配置を決めるコツ!ハイブリッドワーク時代の最適解とは?

リモートワークがすっかり普及した近年、オフィスに起こっていることとして「会議室の利用目的の変化」が挙げられます。Web会議が浸透したことによって、参加者全員が大きな会議室に集まる会議は減り、代わりに小さな会議室のニーズが高まっている企業も多いのではないでしょうか。

現在の利用目的に合わせて会議室を見直したい!と考えている方もいらっしゃるかもしれません。

本コラムでは、会議室のレイアウトや配置について詳しく解説し、ハイブリッドワーク時代の円滑な会議運営のポイントをご紹介します。ぜひ、貴社のオフィスづくりにお役立てください!

会議室の利用、どう変わった?

最近のトレンドとしては、少人数でのWeb会議利用の増加に伴って、コンパクトな会議室や個室ブースへのニーズが高まっています。一方で、大規模な会議室は利用頻度が減少し、廃止や縮小を検討する企業が増えているようです。

今や当たり前になったWeb会議ですが、リアル参加のみを想定した従来の会議室から参加しようとすると、設備やレイアウトが不十分な場合も。Web会議を想定していないために、多くの参加者が体感している「コミュニケーションの難しさ」「接続トラブルによる時間的ロス」など、たくさんの課題が残されています。

また、日常的な会議で大きな会議室を使用しなくなったことにより、大きな会議室を利用するシーンが主にワークショップや勉強会へ変化しているケースもあるでしょう。そのような場合は、会議に適したレイアウトから変更する必要があります。

こうした背景から、今、会議室を見直そうという企業が増えているのです。

会議室のレイアウト6種類を徹底解説!

「会議室を見直さなくては!」と思い立ったは良いものの、どんな会議室をつくればよいのか、その答えがいまいちピンとこない方は多いはず。

利用目的に合わせた会議室を考える上で、まずは会議室レイアウトの基本を理解することが大切です。 ここでは、オフィスの会議室によく使われている6種類のレイアウトについて、特徴やメリット・デメリットを詳しく説明していきます。

ロの字形式

横長の机を漢字の「口」のように並べるレイアウトです。
参加者全員が互いに顔を見ながら、適度な距離感を保って議論できるようになっています。会議室の中央は空いていて、開放的な雰囲気です。

適した場面
  • 重役会議や、有識者を集めた会議など、フォーマルな場や緊張感を持って議論したい場面に適している
  • 参加者全員が対等な立場で意見交換をして、じっくりと議論を深めたい場合にもおすすめ
メリット
  • 参加者全員の顔が見えやすく、議論しやすい環境が作れる
  •  適度な距離感があるので、参加者は落ち着いて意見交換に集中できる
デメリット
  • 慣れていないと緊張感を抱きやすい
  •  中央にスペースが空くので、広い部屋が必要
  • 参加者同士が少し離れているため、活発な議論には向かない場合も

コの字形式

横長の机をカタカナの「コ」の字型に並べます。
机のない部分にモニターやプロジェクターを設置したレイアウトです。資料を投影しながら会議を進めることができます。

適した場面
  • 進捗会議や業務報告、プレゼン発表、企画会議など、資料を共有しながら議論を進めたり、プレゼンをしたりする場面に適している
メリット
  • 資料を見ながら議論ができる
  • 参加者全員の顔が見えやすい
デメリット
  • スペースが少し無駄になりがちなので、広い会議室が必要
  • 資料を見るスペースが限られているため、資料が多い場合は使いにくいと感じることも

島型形式

会議室の中に、複数の机を独立した「島」のように配置したレイアウトです。
参加者を小人数のグループに分けて、それぞれのグループが独立した空間で議論を進めます。

適した場面
  • グループディスカッションや研修など、参加者をグループに分けてアイデアを出し合ったり、課題を解決したりするワークショップの場面に適している
メリット
  • 少人数のグループに分かれることで、発言の機会が増え、参加者全員が積極的に議論に参加しやすくなる
デメリット
  • グループ内でしか交流できないので、グループ間での意見交換や交流が不足しがち

スクール形式

机と椅子がすべて演台方向を向いているレイアウトです。
学校の教室のように、発表者に注目しやすい形式なので、参加者は全員同じ方向を見て話を聞きやすく、メモを取りやすいという特徴があります。

適した場面
  • 社員研修、講演会、セミナー、試験など、発表者を中心に参加者は話を聞いてメモを取る、という流れで行われる場面に適している
メリット
  • 授業のようなスタイルなので、参加者が集中しやすい
  • 話し手は参加者の反応を見ながら、内容を調整したり、説明を追加したりすることができる
デメリット
  • 参加者同士が自由に意見交換したり、ディスカッションしたりすることは難しい
  • アクティブな議論や参加型のワークショップには適していない

シアター形式

椅子だけを舞台の方向に向けて並べて、机は使わないレイアウトです。
スクール形式と同じように、参加者全員が同じ方向を向きますが、机がないので、より多くの参加者を収容できます。スクリーンに向かって、座って観覧するスタイルです。

適した場面
  • 入社式、壮行会、講習会など、多くの参加者を対象に一方的に情報を伝えたり、イベント形式で行う場面に適している
メリット
  • 省スペースで多くの人が参加しやすい
  • 机を動かす必要がないためレイアウト変更の手間が削減できる
デメリット
  • ディスカッションやメモ取りには不向き
  • 参加者が積極的に意見交換したり、議論したりすることを想定した場面には適していない

対面形式

机を挟んで、2つのチームが向かい合って座るレイアウトです。
チーム同士が向かい合うため、それぞれのグループの意見を相手側に伝えやすいでしょう。

適した場面
  • 営業チームとサポートチームのディスカッション、取引先との話し合い、契約交渉など、立場が異なるグループ間で意見交換や交渉を進める場合に適している
メリット
  • 議論の際にお互いの表情や態度が分かりやすいため、チームの一体感が生まれやすい
  • コミュニケーションが円滑に進みやすい
デメリット
  • 人数が多いと、両端に座る人が議論に参加しにくい可能性も
  • 参加者全員が同じ方向を向いているわけではないので、話し手の声が聞き取り


◇ ◇ ◇

このように、会議室のレイアウトにはそれぞれ長所と短所があります。会議の内容や目的、設置条件などを考慮して、貴社のオフィス環境に最適な形式をレイアウトのベースにするとよいでしょう。

ハイブリッド会議に適したレイアウト・配置のポイント

オフィスに出社している人とオンラインからの参加者が入り混じる「ハイブリッド会議」。もはや日常的に開催されるようになったハイブリッド会議ですが、「会議室から参加しているメンバーの顔が見えにくい」「声が聞き取りづらい」「オンライン参加者が会話に入ってこない」などの不満を感じることも多いのではないでしょうか?

ハイブリッド会議では、オフィスにいる人とオンラインで参加している人がスムーズにコミュニケーションできることが重要です。ハイブリッド会議に適応した会議室のレイアウト・配置を考える際は、とくに以下のポイントを意識してみてください。

横型のレイアウトを意識する

人数的に可能であれば、会議室のレイアウトを縦型ではなく、横長にするのがおすすめです。

スクール形式、シアター形式と同じように、参加者全員が同じ方向を向くレイアウトですが、一人に一つの机と椅子を用意するのではなく、大きな机やソファを使用することで、会議室での参加者同士もコミュニケーションを取りやすく工夫することができます。

部屋にいる人が重ならずにカメラに収まるので、オンライン参加者からも全員の表情や仕草を読み取りやすくなるメリットがあります。

曲線を取り入れる

ハイブリッド会議には、四角いテーブルを直線的に並べるよりも、半円や扇型など、曲線を取り入れたレイアウトの方が向いています。参加者の目線が合いやすくなり、全員での会話がしやすくなるのです。

テーブルやソファセットなどの家具にも曲線のデザインを取り入れると、ハイブリッド会議の緊張感を和らげ、親しみやすい雰囲気を作ることができるでしょう。

◇ ◇ ◇

ハイブリッド会議をスムーズに行うには、参加者全員の視界がクリアで、誰もが発言しやすいレイアウトであることが前提となります。さらに、リアル参加者とリモート参加者の間に一体感が生まれるような空間が理想です。
そのため、適切な設備を導入し、機器の配置場所や運用方法を工夫していくことも、重要になってきます。

会議室の見直しはイトーキにおまかせください

イトーキはオフィスづくりのプロとして、さまざまな課題や用途に合わせた会議室のレイアウトをご提案しています。ハイブリッド会議の運営で悩んでいる方や、自社に最適な会議室づくりを考えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

セミナーのアーカイブ動画を公開中

ハイブリッド時代の会議室づくりについてさらに詳しく知りたいという方には、レノボ・ジャパン合同会社様との共催セミナー「おどろくほどハイブリッド会議がうまくいく テレワークとの壁を壊すこれからの会議室のつくりかた」のアーカイブ動画も公開中です。
このセミナーでは、以下の内容を詳しく解説しています。

  • ハイブリッド会議の現状と課題、オンライン化によって会議がどう変わったのか
  • コミュニケーションロスを解消するための会議室レイアウトのポイント
  • 時間ロスを解消するための会議システムの導入方法と具体的な改善策

ぜひ、貴社のオフィスづくりの参考にしていただければ幸いです!

おどろくほどハイブリッド会議がうまくいく
テレワークとの壁を壊すこれからの会議室のつくりかた

ハイブリッド会議がうまくいく会議室のつくりかたを徹底解説!オンライン参加者とリアル参加者の壁を壊す、新時代の会議室の在り方に迫ります。