オフィス移転の流れとスケジュールのポイントを解説！やることチェックリストを公開

日常業務と並行して進めるオフィス移転は、大きな負担を伴うプロジェクトです。しかし、従業員のエンゲージメント向上や企業の成長促進など、オフィス移転がきっかけで大きな価値を生み出すチャンスにもなり得ます。

まずは、オフィス移転で得られる4つの効果を紹介します。

近年、働き方改革の影響もあり、オフィスの役割や求められる環境も大きく変化しています。現在の働き方に合った、快適で機能的なオフィス環境は、従業員のモチベーションや生産性を向上させ、企業全体の成長にもつながります。

具体的には、以下のような効果が期待できるでしょう。

• フリーアドレス制や集中スペースの導入による柔軟な働き方の実現
• リフレッシュスペースやオフィスカフェの設置によるコミュニケーション活性化
• 最新設備の導入による業務効率の向上
  

新しいオフィスは、企業のブランドイメージを強化する絶好の機会です。洗練されたオフィスデザインやエントランスの工夫、ショールームの併設は、企業のイメージを向上させ、顧客や取引先からの信頼感を高めてくれるでしょう。

オフィス移転に伴う快適な職場環境づくりは、優秀な人材の採用から定着まで、幅広い効果が期待できます。具体的には、以下のようなメリットがあります。

• 採用面接時のオフィスの印象が、応募者の入社意欲につながる
• 居心地の良いオフィスが従業員の定着率を高め、長期的な人材育成を可能にする
• 託児所やジムなどの福利厚生施設により、個々のライフスタイルに合わせた働き方を実現できる

魅力的なオフィス環境が、従業員の満足度向上やワークライフバランスの実現を促進してくれるのです。

オフィス移転は、企業のコスト構造を見直す絶好の機会です。たとえば、以下のような効果が期待できます。

• 賃料の見直しによる固定費削減
• 面積の最適化によるランニングコスト削減
• テレワーク導入による必要面積の縮小
• 省エネ設備導入による光熱費の削減

オフィス移転は単なる引っ越し作業ではなく、企業の将来を左右する重要なプロジェクトです。はじめに、オフィス移転について事前に知っておくべきことを3つご紹介します。

まずは、オフィス移転のプロセス全体をざっくりと把握しましょう。プロジェクトは、大きく分けて以下の4つに分類されます。

1. 【企画】フェーズ：移転の目的設定、予算策定、スケジュール立案
2. 【準備】フェーズ：物件選定、レイアウト設計、業者選定
3. 【実行】フェーズ：内装工事、什器・設備の移設、引っ越し
4. 【運用】フェーズ：新オフィスでの業務開始、効果検証

プロジェクト全体を通して、各フェーズの目的やポイントを明確にしておくことが大切です。とくに、企画フェーズの目的設定はその後のプロジェクトの方向性に影響するため、入念に行いましょう。

次に、オフィス移転にかかる標準的な準備期間を確認します。

• 全体期間：約12～15ヶ月
• 物件探し：3～6ヶ月
• 設計：3～6ヶ月
• 内装工事（発注から入居まで）：3～6ヶ月

物件の規模や地域、状況によって変動する可能性があるため、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。

そして、オフィス移転のプロジェクトに関わる主要部門と役割を設定しましょう。

• 総務部門：プロジェクト全体の統括、予算管理
• 情報システム部門：IT環境の移行計画
• 人事部門：従業員への説明・調整
• 各部門代表者：部門固有の要件定義、調整

各部門の役割を明確にし、部門間の連携が必要な場合は、早めの調整を心がけましょう。

オフィス環境の見直しが必要なサインは、様々な形で現れます。もし、以下の7つのサインに心当たりがあれば、移転を検討するタイミングかもしれません。この機会に、自社の状況をチェックしてみてください。

The most common reason for considering office relocation is when the building lease comes up for renewal.
Are you dissatisfied with your current office? Contract renewal is a good opportunity to review the problems in your current office and consider ways to improve it.

人員増加や働き方の変化によってオフィスが手狭に感じられるようになったら、移転を検討する時期かもしれません。窮屈なオフィスでは、業務効率の低下や従業員のストレス増加を招くリスクがあります。

「最近、従業員の元気が感じられない」と感じることはありませんか？
働きづらいオフィスや古い設備が、従業員のモチベーション低下の原因かもしれません。オフィス環境を整えて従業員が気持ちよく仕事に集中できれば、生産性の向上も期待できます。

魅力的なオフィスは、優秀な人材を惹きつける重要な要素です。現状のオフィス環境が採用活動のネックになっていると感じたら、今こそ移転を視野に入れてみましょう。

古い設備では、どうしても快適な働き方を実現するのは困難です。最新設備を備えたオフィスへの移転で、従業員の快適性と業務効率を向上につなげましょう。

賃料が経営を圧迫している場合、移転によるコスト削減を検討してみましょう。特にテレワークの普及で余剰スペースが生まれている場合は、オフィスの縮小も選択肢の一つです。

会社の成長に伴い、現在のオフィスが企業イメージに合わなくなることもあります。企業に合ったおしゃれでスタイリッシュなオフィスは、企業の信頼感と革新性をアピールする強力な武器となります。

オフィスの移転日は、業務への影響、コスト、作業のしやすさなど、複数の観点から最適な時期を見極める必要があります。自社の状況と照らし合わせて、どの条件を優先させるかを判断するとよいでしょう。

オフィス移転は、いかに業務への影響を減らせるかがポイントとなってきます。以下のような配慮をすると、スムーズに引っ越しを行うことができるかもしれません。

• 自社の繁忙期を避けて実施日を決める
• 決算期や年度末など、重要な業務時期との重複を避ける
• 取引先への影響も考慮して日程を選定する
• 大型連休を利用する

閑散期の移転であれば、物件選びの幅が広がり、さらに引っ越し費用も抑えられる傾向にあります。

• 引っ越し業者の閑散期を狙って日程を組む
• 決算期に合わせた節税効果も考慮する
• オフィス物件の供給状況を見極める

オフィス移転日が決まったら、移転に必要な業務、スケジュールの流れを把握し、計画を進めていきましょう。

以下は、オフィス移転における一般的なスケジュール例です。

【業務別に見るオフィス移転スケジュール例】

これは、150～200名規模、移転先の規模400～500坪のオフィス移転を想定したものです。企業規模や状況に応じて、適宜調整が必要となります。

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イトーキがご用意しているオフィス移転マニュアルでは、さらにわかりやすい全体スケジュールを掲載しています。より詳細な発生タスクをチェックリストにもしていますので、ぜひお気軽にチェックしてみてください。

さらに、オフィス移転の流れを10のステップに分けて見ていきましょう。

First, clarify the purpose of the relocation.
It is important to identify current problems and areas that need improvement, and to specifically define the results you expect from the relocation. This will be the guideline that determines the direction of the project.

To ensure the smooth running of your relocation project, we will form a project team.
Appointing a representative from each department and clarifying the budget, schedule, and division of roles will ensure that everyone is on the same page when it comes to the project.

どんなオフィスにしたいのか、新オフィスのコンセプトや方向性を設定します。
従業員アンケートなどを参考に、働きやすさ、コミュニケーションの活性化、快適な環境などを考慮し、具体的なイメージを共有しておきましょう。

Office relocation requires a variety of expertise, including real estate, design, interior design, and moving.
Compare options based on your objectives and priorities, and choose a reliable external partner. Enlisting the help of an expert will help you carry out your project more smoothly and efficiently.

Find a property that suits your relocation needs.
Gather information from websites and real estate companies, view the property in person, and make a comprehensive evaluation of location, rent, size, facilities, etc. to choose the property that's best for you.

Once you've narrowed down your potential building, don't forget to prepare to move out of your current office.
Start preparing for a smooth move-in and move-out, such as confirming the move-in date for your new office and the move-out date for your current office.

Design the layout of your new office.
Aim to design something that takes employee ease of working into maximum consideration by arranging comfortable and efficient workspaces, communication spaces, rest spaces, etc. according to the concept and conditions.

To avoid schedule and legal issues, be sure to thoroughly check property contracts, various notifications, and procedures and complete all necessary procedures. It is also effective to use a list or get advice from an expert to ensure that nothing is missed.

It is important to clarify the schedule and who will be in charge of relocation and proceed in a planned manner. Select a moving company, make detailed plans for moving in and out of your belongings, waste disposal, data transfer, etc., and be thoroughly prepared.

On the day of the move, operations will go smoothly according to the plan created in advance. In order to minimize trouble, it is important to work closely with the relevant personnel and pay close attention to detail.

This is the long-awaited start in our new office.

オフィスのルールや働き方をまとめたマニュアルを作成し、従業員に周知徹底しましょう。定期的に評価を行い、改善点があれば積極的に修正することで、より快適なオフィス環境を実現しましょう。

とにかくやることの多いオフィス移転。準備不足がトラブルに繋がってしまうこともあります。スムーズな移転を実現するために、事前にチェックしておきたいポイントまとめました。失敗例、対策と合わせてご覧ください。

オフィス移転では、不動産会社、設計事務所、内装業者など、様々な専門分野の知識が必要です。信頼できる情報源から、正確な情報を収集することが大切です。

オフィス移転は、全社を挙げて取り組む大規模プロジェクトです。総務部門だけでなく、各部門の代表者を含めたチーム体制が不可欠です。

予想外のトラブルは必ずといってよいほど発生するものです。とくに内装工事や什器の納品は、予定通りに進まないことも多いため、遅延が発生した場合の対応策も考えておきましょう。

オフィス移転の成功は、パートナー選びで決まるといっても過言ではありません。価格だけでなく、実績や対応力も重視して選びましょう。

オフィス移転は、企業の転換点ともなる大きなプロジェクト。トラブルなく成功させるには、余裕を持った準備、計画が大切です。
イトーキでは、オフィス移転をご検討の皆さまに、工事や引っ越し、各所への届け出についても抜け漏れなしのチェックリストを完備した「オフィス移転マニュアル」を無料でご提供しています。

• Understand the entire schedule for relocation preparations
• Be clear about what to do at each step
• Easy to manage schedule
• Prevents oversight of work and allows for smooth progress
• No need to worry even if it's your first office move!

このマニュアルを読めば、 オフィス移転に必要なタスクが明確になり、全体のスケジュールの大まかな時期がわかります。
慌てることなく余裕を持って準備を進めるためにも、オフィス移転を検討するご担当者さまは必携の一冊です。

Please apply from the download page below and use it to create your company's ideal office!