オフィス移転コンサルとは？依頼するメリットと選定のポイント

オフィス移転コンサルとは、企業のオフィス移転やリニューアルにまつわる様々な業務を代行・サポートしてくれるコンサルタントです。豊富な経験と知識を活かし、企業の移転プロジェクト全体をスムーズに進行させる役割を担います。

近年、多様な働き方が浸透する中で、オフィスの在り方も見直されており、オフィス移転コンサルの需要も増加している状況です。
市場には、不動産会社や建設会社、内装業者が提供するもの、オフィス家具メーカーが展開するものなど、様々なタイプのコンサルサービスがあります。それぞれ得意とする分野が異なるため、自社のニーズや目的に合わせて選ぶことが大切です。

オフィス移転コンサルのおもな役割は、次の2つに分けられます。

オフィス移転では、物件探しから内装設計、引っ越し作業まで、多くの業務が発生します。

【オフィス移転で必要となるおもな業務】

• 現オフィスの問題点の洗い出しと分析
• 新オフィスのコンセプト策定
• 新オフィスの物件探しと選定
• 契約条件の交渉
• 旧オフィスの解約手続きと原状回復工事の手配
• 新オフィスのレイアウト設計
• 内装工事や設備工事の手配
• 什器・備品の選定と調達
• 引っ越し業者の選定と手配
• 移転スケジュールの管理
• 各種届出や手続きの実施

オフィス移転プロジェクトは、物件探しから実際の移転まで、1年以上の期間を要することが一般的です。すべての業務を自社で行うとなると、大変な労力がかかります。コンサルタントに依頼すれば、業務を一部任せることができるため、従業員は通常の業務と両立しながら効率的に移転を進められるでしょう。

オフィス移転コンサルのサービスは業務代行だけでなく、移転計画を成功に導くための総合的なサポート役も担います。

コンサルタントは複数の業者との連絡・調整窓口となることで、情報管理を一元化し、プロジェクト全体の進行をよりスムーズにします。そして、企業文化や業務フローを深く理解した上で、予算内で最大の効果が出せるように、オフィス環境を設計・提案します。

コンサルタントが持つ過去の経験から得たノウハウを活かし、起こりうる問題を先回りして対策を講じられるのも大きな強みです。

続いて、オフィス移転コンサルに依頼することで得られる具体的な5つのメリットについて見ていきましょう。

オフィス移転は、日常業務をこなしながらの作業でもあるため、担当者への負荷が大きくなりがちです。しかし、コンサルタントに依頼すれば専門的な業務のサポートを受けられるので、担当者は通常の仕事と両立ができます。

さらに、各業者との連絡窓口が一本化されるメリットも大きいでしょう。情報の行き違いや伝達ミスが減り、プロジェクト全体の流れがスムーズになります。

結果的に無駄な時間が削減されるだけでなく、適切な業者選定による工事費の最適化や、効率的なスケジュール管理によるダブルコストの回避など、予算の面でも効果が期待できます。

多くの企業にとって、オフィス移転は頻繁に実施するイベントではなく、経験不足から様々なトラブルが発生する可能性があります。たとえば、「物件契約の準備に手間取って、結局希望の物件を逃してしまった」「搬入経路の確認や新オフィスの寸法確認を怠り、家具や什器を入れられなかった」といった話はよく耳にするのではないでしょうか。

その点、オフィス移転コンサルタントは豊富な経験とノウハウを持っているので、よくある失敗やトラブルを予測し、事前に対策することができます。

オフィスのレイアウトは、従業員の働きやすさや生産性に大きく影響します。オフィスの役割が急激に変化している今日、専門家の知見を活かしたレイアウト設計は特に重要視されています。

オフィスデザインも行う会社のコンサルタントであれば、自社にとって理想の働き方を実現するレイアウト策定まで一貫してまかせられるので安心です。

企業によって、オフィス移転の目的や優先すべき条件は異なります。立地条件や予算、従業員数、業種特性など様々な要素が絡み合うため、オフィス移転は画一的な解決策では対応できない複雑なプロジェクトです。

実績のあるオフィス移転コンサルに依頼することで、「コミュニケーションの活性化」「業務効率の向上」「コスト削減」「企業イメージの向上」など、多様な条件を総合的に分析した上で最適な移転プランを立てることができるでしょう。

オフィス移転後、新オフィスでの業務をスタートしてみると、予想していなかった問題や改善点が見つかることがあります。トータルサポートを行うオフィス移転コンサルに依頼すれば、移転完了後もフォローアップを行い、必要に応じてレイアウト調整や追加備品の手配などをサポートしてくれます。

また、定期的な効果検証を通じて、オフィス環境の継続的な改善提案も行ってくれるため、長期的な視点でのオフィス最適化が可能になります。

オフィス移転のコンサルタントを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、失敗しないコンサル選びの3つのポイントについて解説します。

オフィス移転コンサルを選ぶ前に、移転の目的や条件を明確にしておくことが重要です。

具体的には、「なぜオフィスを移転するのか」「新オフィスに何を求めるのか」「どのような働き方を実現したいのか」といった基本的な方向性を社内で議論し、整理しておきましょう。そうすることで、コンサルタントとの初回打ち合わせでも的確に要望を伝えることができます。

オフィス移転のコンサルティングサービスを提供している会社は多種多様で、それぞれ異なる強みを持っています。事前に各会社の特徴と傾向を調べ、自社の目的に合ったコンサルタントを選びましょう。

【提供会社の種類と特徴の例】

たとえば、物件選定に不安があるなら物件交渉に強い不動産系、「快適かつ機能的なオフィス」を目指すならオフィス家具メーカーなど、移転の優先事項に合わせて選ぶことで、より満足度の高いサービスを受けられる可能性が高くなります。

そして、コンサルティング会社の過去の実績を確認しておきましょう。特に、自社と同規模の企業の移転実績があるかどうかも重要です。オフィスの規模感によって、必要な業務内容やスケジュール、適切なアプローチが異なるためです。

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オフィス家具メーカーとしての印象が強いイトーキも、じつは長年オフィス移転のコンサルティングサービスを提供しています。デザイン性と機能性を兼ね備えたオフィス環境づくりはもちろんのこと、移転先選定から設計、工事、引っ越しまでのプロジェクト全体をトータルでご支援します。

契約する前には、提供されるサービス内容や条件をしっかりと確認しておくことが大切です。事前の確認不足が後々のトラブルにつながることもあるため、慎重に検討しましょう。

【確認すべきおもなポイント】

• サービスの範囲と内容（どこまでの業務を代行してくれるか）
• 法令や条例の知識と対応（建築基準法や消防法などの遵守）
• アフターフォローの有無と内容
• 明朗会計であるか（費用の透明性）
• 担当者の経験やノウハウ
• コミュニケーション方法や頻度

担当者との相性も見逃せないポイントです。オフィス移転は長期プロジェクトになることが多いため、円滑なコミュニケーションが取れる相手かどうかは重要です。初回の打ち合わせで、質問への回答の的確さや提案内容の具体性などから、信頼できるパートナーかどうかを見極めましょう。

また、自社の課題や要望を正確に理解し、それに対して具体的な解決策を提示してくれるかどうかもチェックしましょう。形式的な提案ではなく、自社の状況に合わせたオーダーメイドの提案をしてくれるコンサルタントを選ぶことが大切です。

オフィス移転には、物件探しから内装設計、什器選定、引っ越し作業まで、膨大な業務をこなす必要があります。慣れない作業が多く大変なプロジェクトですが、専門知識を持つ頼れるパートナーがいれば、移転はぐっと楽になるでしょう。

イトーキはオフィス環境づくりのプロフェッショナルとして、移転の全工程をトータルサポートいたします。

イトーキでは、年間9万件以上のオフィスづくりの提案実績を活かし、オフィス移転やリニューアルに関する総合的なコンサルティングサービスをご提供しています。

豊富な実績を持つコンサルタントが、お客さまに寄り添った丁寧なヒアリングと、移転先選定から設計、工事、引っ越しまでのワンストップ対応で、担当者さまの業務負担を軽減いたします。さらに、一級建築士や施工管理技士などの専門家チームも在籍しているため、高い技術力で貴社の理想のオフィスづくりをご支援します。
プロジェクトマネジメント、コンストラクションマネジメントにおいても万全な体制でサポートいたしますので、移転プロジェクト全体を安心しておまかせいただけます。

オフィス移転をご検討の際は、ぜひイトーキにご相談ください。

イトーキでは、オフィス移転を成功させるためのノウハウをまとめた「オフィス移転マニュアル」を無料でご提供しています。

• 移転準備のスケジュール全体図
• ステップ別のオフィス移転業務チェックリスト
• 移転先の選定やレイアウト設計のポイント
• 各種届出・手続きについての詳細情報
• 新オフィス運用のためのPDCAのコツ

このマニュアルを活用すれば、オフィス移転に必要な作業が明確になり、余裕を持って準備を進めることができます。ぜひこの機会にダウンロードして、理想のオフィス環境づくりにお役立てください。