オフィスレイアウトを「働き方」に合わせるには？座席運用とデスク配置パターンをくわしく解説

はじめに、昨今の働き方の多様化に伴う「オフィス環境の変化」と、「オフィスレイアウトを見直すべき理由」について見ていきましょう。

近年、人々の仕事に対する意識の変化や、めまぐるしいテクノロジーの発展によって、働き方の多様化が急速に進んでいます。「決められた固定の席で決まった時間に働く」という従来のスタイルから、より柔軟で創造的な働き方への移行を目指す企業が年々増加しています。

このような事情から、企業は従業員の多様なニーズに応えるため、早急なオフィス環境の整備が迫られているのです。

オフィスは、従業員が多くの時間を費やし、創造性を開花させる重要な場所です。オフィスのレイアウトが働き方にマッチしているかどうかは、企業の発展や従業員の満足度に大きく影響するといわれています。

オフィスレイアウトを最適化することで、以下のような効果が期待できます。

従業員が働きやすく無駄のないレイアウトにすることで、作業効率がアップします。従業員一人ひとりの作業効率が改善すれば、ゆくゆくは企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

オフィスの快適性や機能性は、優秀な人材を惹きつける重要な要素です。特に若い世代を中心に、働く環境を重視する傾向が強まっています。

仕事がしやすく過ごしやすいオフィスレイアウトは、人材の獲得、そして定着、どちらの観点でも効果を発揮してくれるはずです。

オフィスが持つ重要な役割の1つとしてよくあげられるコミュニケーション。レイアウトの工夫によってコミュニケーションが生まれやすくすることで、新たなアイデアや、部門を超えたコラボレーションの創出につながります。

オフィスレイアウトを見直す際は、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。ここでは、働き方に合ったオフィス環境を構築するために知っておきたい考え方や、改善のポイントをご紹介します。

オフィスレイアウトをリニューアルする際は、はじめに企業のコンセプトや目標を明確にすることが大切です。その上で、従業員の働き方のニーズを反映させたレイアウト案を考えましょう。

適切にゾーニングを行い、業務内容に合わせたデスクレイアウトにすることで、限られたスペースを効果的に活用できます。

例えば、空いているスペースをオープンな打ち合わせやカジュアルに立ち話ができるスペースにすれば、社内のコミュニケーションの促進が期待できます。集中して行う作業の多い企業であれば、会話を禁止する静かなスペースをつくることもおすすめです。

デザイン性と機能性のバランスを取りつつ、将来的な変化にも対応できる柔軟性を持たせることがポイントです。

とにかくおしゃれだけど使いづらい…。機能性を追求したけれどなんだか古臭い…。そんな空間では従業員から不満の声が上がってしまうもの。従業員の意見も取り入れながら、快適で生産性の高いオフィス環境を実現しましょう。

一度決めたレイアウトでも、定期的に見直すことが重要です。働き方や社風の変化に合わせて、柔軟にオフィス環境を最適化させましょう。

オフィスレイアウトを決めるにあたって、どんな座席運用を採用するか？は重要な要素になります。座席運用には大きく分けて2種類あり、個人に固定の席が割り当てられている「固定席運用」と、固定の席を持たず自由な場所で業務を行う「フリーアドレス運用」に分けられます。

従業員が日々業務を行う執務スペースでどんな座席運用を採用するかによって、適切なオフィスレイアウトは変わってくるもの。それぞれを採用する際の、デスクレイアウトの特徴を詳しく見ていきましょう。

固定席のオフィス運用では、「島型対向式」と呼ばれるデスクレイアウトが一般的です。

島型対向式レイアウト：オフィスでデスクを向かい合わせて長手方向に並べ、部署ごとに「島」を作る配置方法。スペース効率が良く、部署内のコミュニケーションが取りやすいのが特徴。

固定席運用でのデスクレイアウトの特徴としては、以下のような点があげられます。

【固定席運用のデスクレイアウトの特徴】

固定席運用のデスクレイアウトは、従来型のオフィス形態として現在日本で最も多くの企業で採用されています。
同じチーム内での連携のしやすさや、自分専用の席がある安心感がといったメリットがある一方で、デメリットとしては「部門間の壁が生まれやすい」「コミュニケーションが限定的になる」などがあげられます。

次に、フリーアドレス運用でのデスクレイアウトの特徴を見ていきましょう。

【フリーアドレス運用のデスクレイアウトの特徴】

フリーアドレス運用を採用する際のデスクレイアウトは、柔軟な働き方や部門を超えたコラボレーションを重視する企業に向いているでしょう。

デメリットとしては、「毎日席を探す手間がかかる」「個人の所有物を置く場所が限られる」などの点があげられます。導入の際は、従業員の理解と適切な運用ルールの設定が必要になります。

コミュニケーションの促進やスペースの有効活用のためにフリーアドレス運用を検討していても、一部の業務内容や従業員のニーズに合わないといった理由で、導入ができないケースも少なくありません。とはいえ、固定席運用で自分の席と会議室を行ったりきたりするだけの働き方からは脱却したい…と考える方も多いはず。

じつは、「固定席とフリーアドレスを併用した働き方を取り入れる」「デスク配置を工夫する」などの策を講じることで、自社にぴったりな働き方と、それに最適なオフィスレイアウトを実現することは十分可能なんです！

ここからは、多様な働き方に対応したレイアウト例を3種類ご紹介します。

「固定席＋アクティビティ」レイアウトは、従来の固定席運用を維持しながら、多様な業務活動に対応できるような専用スペースを組み合わせたスタイルです。

例えば、自分の席とは別に集中作業やコミュニケーション、リフレッシュなどの目的に特化したエリアを設けることで、従業員の生産性と満足度の向上が期待できます。

ユニバーサルレイアウトは、オフィス空間にデスクや椅子を均一に配置するレイアウトです。役職や部署に関係なく、同じ形式の席を横一列に並べるのが特徴です。

人員増減や組織変更の際も柔軟に対応でき、レイアウト変更の費用や手間を抑えられます。また、部署間の壁がないので、社内コミュニケーションの促進効果もあります。

チームアドレス運用はフリーアドレスの一形態で、部署やチームごとに特定のエリアを設定し、そのエリア内で自由に席を選べるという座席運用のことです。グループアドレスと呼ばれることもあります。

デスクレイアウトはフリーアドレスに対応した柔軟なものになることが多いのですが、完全なフリーアドレスとは異なり、チームメンバーが比較的近い距離で作業できるため、チーム内の組織運営がしやすいという利点があります。固定席運用からフリーアドレス運用へ転換する際、最初の一歩として選ぶ企業の多い座席運用とオフィスレイアウトになります。

今回は、オフィスレイアウトを「働き方」に合わせることの重要性と効果についてお伝えしました。適切なオフィス環境は、従業員の生産性向上やモチベーションアップ、さらには企業の成長にも大きく貢献します。ですが、最適な働き方の導入と理想的なオフィスレイアウトの実現には、専門的な知識と経験が必要です。

イトーキは、長年にわたりオフィス環境の改善に取り組んできた実績があります。貴社の働き方や企業文化に合わせた、最適なオフィスづくりをサポート。最善のかたちをご提案させていただきます。オフィスづくりにお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください！