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働き方

固定席とフリーアドレスを徹底比較!メリット・デメリットから最適なオフィス環境を考える

働き方改革やコロナ禍を経て、見直す企業も増えているオフィスの座席運用。社員一人ひとりが自分の席を持つ「固定席」運用だけでなく、自分の席を持たずに自由な席で働く「フリーアドレス」や、部署内でだけフリーアドレスを取り入れた「グループアドレス」など、各企業が働き方や文化に合わせて座席運用を選択しています。

とはいえ、それぞれの座席運用にどんなメリットやデメリットがあって、自分の会社に本当に合ったかたちはどれなの?と悩まれているご担当者さまも多いはず。

本コラムでは、座席運用の二大巨頭ともいえる「固定席」「フリーアドレス」それぞれをメリット・デメリットで徹底比較!最適なオフィス環境について解説します。貴社のオフィス環境づくりに、ぜひお役立てください!

オフィス環境の基礎知識:レイアウトと座席運用

オフィス環境は、社員の働きやすさや生産性に大きく影響します。まずは、オフィス空間を考える上で重要な2つの要素、「レイアウト」「座席運用」について確認しておきましょう。

項目 説明
レイアウト オフィスの空間デザインや家具の配置のこと。オフィスの機能性・効率性、安全性、雰囲気・居心地を左右する要素。
座席運用

社員がどの場所で働くかを決めるルール。

固定席:社員一人ひとりに専用のデスクが割り当てられ、常に同じ場所で仕事をする

 フリーアドレス:特定のデスクを持たず、オフィス内の空いている場所を自由に選んで仕事をする

これらの要素をうまく組み合わせることで、社員が働きやすく、生産性の高いオフィス環境を実現できます。

固定席とフリーアドレスの違い、メリットとデメリット

固定席とフリーアドレス、あなたの会社にはどちらが適しているのでしょうか? それぞれの違いやメリット・デメリットを比較することで、自社にとって最適な選択肢が見えてきます。

固定席のメリット・デメリット

固定席のメリットは、以下の点が挙げられます。

【固定席のメリット】

  • 自分のスペースを確保できる
    └個人的な書類やツールを整理整頓し、自分のペースで仕事に取り組むことができます。
    └集中しやすい環境を構築し、作業効率を高められます。
  • セキュリティ対策がしやすい
    └重要な書類や個人情報へのアクセスを制限しやすく、機密情報の管理が比較的容易です。
  • 所属チームのメンバーとのコミュニケーションが取りやすい
    └同じ部署のメンバーが近くに座っているため、相談や情報交換がしやすくなります。

一方、固定席のデメリットとして以下の点が挙げられます。

【固定席のデメリット】

  • スペース効率が悪い
     └空席ができても活用されず、オフィスのスペースが無駄になってしまいます。
  •  部署をまたいだコミュニケーションが生まれにくい
     └同じ部署のメンバーとコミュニケーションをとる機会が多いため、部署を跨いだ交流や新しい発想が生まれにくい環境になってしまう可能性があります。
  •  環境変化への対応が難しい
    └レイアウト変更や組織変更があった際に、対応しにくいというデメリットがあります。

フリーアドレスのメリット・デメリット

続いて、フリーアドレスのメリットを見ていきましょう。

【フリーアドレスのメリット】

  • 社内のコミュニケーションが活性化する
    └チームや部署の垣根を超えて、ワーカー同士が自然にコミュニケーションを取りやすくなります。
    └異なる部署間の交流を通じて、新しいアイデアが生まれる可能性があります。
  • 多様な働き方を促進できる
    └集中したい時やコミュニケーションを取りたい時など、業務内容や気分に合わせて最適な環境で働くことができます。リモートワークとも好相性です。
  • オフィスレイアウトの変更がしやすい
    └固定席に比べて、オフィスレイアウトの変更が容易です。
    └事業の拡大や縮小、チーム編成の変更などに柔軟に対応できます。

一方、フリーアドレスのデメリットとして以下の点が挙げられます。

【フリーアドレスのデメリット】

  • 運用ルールと環境への適応に時間がかかる
    └社員全員が新しいルールに慣れるまでに、一定の期間が必要です。特に、資料保管場所や持ち物管理など、従来とは異なるルールへの対応に時間を要する可能性があります。
    └「自分の席がない」という環境慣れるまでは、どこに座れば良いか分からない、等といった不満の声が上がる可能性もあります。
  • チーム内のコミュニケーションが取りにくい
    └チームや部署ごとにエリアが分かれていないため、声をかけたいメンバーがどこにいるか分からないことも。コミュニケーションが取りにくい場合があります。
    └チームワークを維持するために、工夫が必要です。
  • 集中しにくい
    └周りの騒音や視線が気になる場合、集中力が低下する可能性があります。

◇ ◇ ◇

固定席とフリーアドレス、どちらが良いかは、企業の規模、業務特性、文化など、様々な要素によって異なります。

例えば、セキュリティ面を重視する必要のある業種や、在席率が高く特定のメンバーとしかコミュニケーションを取る必要が無い職種、集中力を要する業務が多い企業は固定席の方にメリットを見出せるでしょう。

一方で、「社員の自由な働き方を促進したい」「オフィススペースの効率的な活用を図りたい」「社員間のコミュニケーションを活性化させたい」といった企業にとっては、フリーアドレスが有効な選択肢になるでしょう。

それぞれの企業の状況やニーズに応じて、最適な座席運用を選択することが重要です。

チーム単位で場所を共有する「グループアドレス」とは?

近年注目されている座席運用のスタイルの一つに、「グループアドレス」があります。ワーカーは部署やチームごとにエリアを割り当てられ、そのエリア内で自由に席を選んで仕事をすることができる座席運用です。
固定席とフリーアドレスのいいとこ取りともいえる、グループアドレス。こちらについてもメリット・デメリットを見ていきましょう。

グループアドレスのメリット・デメリット

グループアドレスでは、従来の固定席制と比べ、「チーム内のコミュニケーション活性化」や「柔軟な働き方の促進」などが期待できます。
フリーアドレスとの大きな違いは、「座席エリアの指定の有無」です。フリーアドレスではオフィス内全席が自由ですが、グループアドレスではエリアが限定されます。

グループアドレスのメリットとしては、マネジメントのしやすさ、チーム連携の取りやすさ、人材育成のしやすさなどが挙げられます。チーム単位で実施できるので、フリーアドレスよりも導入がしやすいこと、より自由に運用できることもメリットだと言えるでしょう。

一方でデメリットは、余裕を持ってエリアを指定しないと座席数が足りなくなる、エリアが限定されているからこそいつも同じメンバーが特定の座席を使い、結局固定席運用と変わらなくなってしまう、といった課題が生じる可能性があることです。

自由席の効率的な運用方法について

フリーアドレスやグループアドレスで設置する自由席には、大きく分けて2つの運用方法があります。

1つ目は、空いている席を自由に使える方法。

2つ目は、事前に座席を予約する「ホテリング」という方法です。
ホテリングは、必要な時に確実に席を確保できる、自分の好みの場所を事前に選べるなどのメリットがあります。一方で、使用には必ず予約が必要な点や、急な利用に対応できないといったデメリットも存在します。

企業の状況や働き方に合わせて、最適な運用方法を選択することが大切です。

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外出先や自宅からでも、スマートフォンやPCを使ってオフィスの空き座席を確認し、予約できるIoTツール。ワーカーの居場所を見える化することもでき、フリーアドレスのスムーズな運用を後押しします。

あなたのオフィスにあった座席運用を見つけてください

固定席とフリーアドレス、そしてグループアドレスには、それぞれ一長一短があります。
自社に合ったオフィス環境づくりは、社員の満足度や生産性を左右する、重要な意思決定です。業務特性や社風、社員のニーズを踏まえて、最適な座席運用を見つけてくださいね。

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