オフィス移転の流れとスケジュールのポイントを解説！やることチェックリストを公開

日常業務と並行して進めるオフィス移転は、大きな負担を伴うプロジェクトです。しかし、従業員のエンゲージメント向上や企業の成長促進など、オフィス移転がきっかけで大きな価値を生み出すチャンスにもなり得ます。

まずは、オフィス移転で得られる4つの効果を紹介します。

近年、働き方改革の影響もあり、オフィスの役割や求められる環境も大きく変化しています。現在の働き方に合った、快適で機能的なオフィス環境は、従業員のモチベーションや生産性を向上させ、企業全体の成長にもつながります。

具体的には、以下のような効果が期待できるでしょう。

• フリーアドレス制や集中スペースの導入による柔軟な働き方の実現
• リフレッシュスペースやオフィスカフェの設置によるコミュニケーション活性化
• 最新設備の導入による業務効率の向上
  

新しいオフィスは、企業のブランドイメージを強化する絶好の機会です。洗練されたオフィスデザインやエントランスの工夫、ショールームの併設は、企業のイメージを向上させ、顧客や取引先からの信頼感を高めてくれるでしょう。

オフィス移転に伴う快適な職場環境づくりは、優秀な人材の採用から定着まで、幅広い効果が期待できます。具体的には、以下のようなメリットがあります。

• 採用面接時のオフィスの印象が、応募者の入社意欲につながる
• 居心地の良いオフィスが従業員の定着率を高め、長期的な人材育成を可能にする
• 託児所やジムなどの福利厚生施設により、個々のライフスタイルに合わせた働き方を実現できる

魅力的なオフィス環境が、従業員の満足度向上やワークライフバランスの実現を促進してくれるのです。

オフィス移転は、企業のコスト構造を見直す絶好の機会です。たとえば、以下のような効果が期待できます。

• 賃料の見直しによる固定費削減
• 面積の最適化によるランニングコスト削減
• テレワーク導入による必要面積の縮小
• 省エネ設備導入による光熱費の削減

オフィス移転は単なる引っ越し作業ではなく、企業の将来を左右する重要なプロジェクトです。はじめに、オフィス移転について事前に知っておくべきことを3つご紹介します。

まずは、オフィス移転のプロセス全体をざっくりと把握しましょう。プロジェクトは、大きく分けて以下の4つに分類されます。

1. 【企画】フェーズ：移転の目的設定、予算策定、スケジュール立案
2. 【準備】フェーズ：物件選定、レイアウト設計、業者選定
3. 【実行】フェーズ：内装工事、什器・設備の移設、引っ越し
4. 【運用】フェーズ：新オフィスでの業務開始、効果検証

プロジェクト全体を通して、各フェーズの目的やポイントを明確にしておくことが大切です。とくに、企画フェーズの目的設定はその後のプロジェクトの方向性に影響するため、入念に行いましょう。

次に、オフィス移転にかかる標準的な準備期間を確認します。

• 全体期間：約12～15ヶ月
• 物件探し：3～6ヶ月
• 設計：3～6ヶ月
• 内装工事（発注から入居まで）：3～6ヶ月

物件の規模や地域、状況によって変動する可能性があるため、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。

そして、オフィス移転のプロジェクトに関わる主要部門と役割を設定しましょう。

• 総務部門：プロジェクト全体の統括、予算管理
• 情報システム部門：IT環境の移行計画
• 人事部門：従業員への説明・調整
• 各部門代表者：部門固有の要件定義、調整

各部門の役割を明確にし、部門間の連携が必要な場合は、早めの調整を心がけましょう。

オフィス環境の見直しが必要なサインは、様々な形で現れます。もし、以下の7つのサインに心当たりがあれば、移転を検討するタイミングかもしれません。この機会に、自社の状況をチェックしてみてください。

オフィス移転を考えるきっかけとしてもっとも多いのは、やはりビルの契約更新のタイミング。
今のオフィスで何か不満に感じていることはありませんか？契約更新は、現在のオフィスの問題点を見直し、改善策を検討する良い機会です。

人員増加や働き方の変化によってオフィスが手狭に感じられるようになったら、移転を検討する時期かもしれません。窮屈なオフィスでは、業務効率の低下や従業員のストレス増加を招くリスクがあります。

「最近、従業員の元気が感じられない」と感じることはありませんか？
働きづらいオフィスや古い設備が、従業員のモチベーション低下の原因かもしれません。オフィス環境を整えて従業員が気持ちよく仕事に集中できれば、生産性の向上も期待できます。

魅力的なオフィスは、優秀な人材を惹きつける重要な要素です。現状のオフィス環境が採用活動のネックになっていると感じたら、今こそ移転を視野に入れてみましょう。

古い設備では、どうしても快適な働き方を実現するのは困難です。最新設備を備えたオフィスへの移転で、従業員の快適性と業務効率を向上につなげましょう。

賃料が経営を圧迫している場合、移転によるコスト削減を検討してみましょう。特にテレワークの普及で余剰スペースが生まれている場合は、オフィスの縮小も選択肢の一つです。

会社の成長に伴い、現在のオフィスが企業イメージに合わなくなることもあります。企業に合ったおしゃれでスタイリッシュなオフィスは、企業の信頼感と革新性をアピールする強力な武器となります。

オフィスの移転日は、業務への影響、コスト、作業のしやすさなど、複数の観点から最適な時期を見極める必要があります。自社の状況と照らし合わせて、どの条件を優先させるかを判断するとよいでしょう。

オフィス移転は、いかに業務への影響を減らせるかがポイントとなってきます。以下のような配慮をすると、スムーズに引っ越しを行うことができるかもしれません。

• 自社の繁忙期を避けて実施日を決める
• 決算期や年度末など、重要な業務時期との重複を避ける
• 取引先への影響も考慮して日程を選定する
• 大型連休を利用する

閑散期の移転であれば、物件選びの幅が広がり、さらに引っ越し費用も抑えられる傾向にあります。

• 引っ越し業者の閑散期を狙って日程を組む
• 決算期に合わせた節税効果も考慮する
• オフィス物件の供給状況を見極める

オフィス移転日が決まったら、移転に必要な業務、スケジュールの流れを把握し、計画を進めていきましょう。

以下は、オフィス移転における一般的なスケジュール例です。

【業務別に見るオフィス移転スケジュール例】

これは、150～200名規模、移転先の規模400～500坪のオフィス移転を想定したものです。企業規模や状況に応じて、適宜調整が必要となります。

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イトーキがご用意しているオフィス移転マニュアルでは、さらにわかりやすい全体スケジュールを掲載しています。より詳細な発生タスクをチェックリストにもしていますので、ぜひお気軽にチェックしてみてください。

さらに、オフィス移転の流れを10のステップに分けて見ていきましょう。

まず、移転の目的を明確にします。
現状の問題点や改善したい点を洗い出し、移転によってどのような成果を期待するかを具体的に定義することが大切です。これが、プロジェクトの方向性を定める指針となります。

移転プロジェクトをスムーズに進めるために、プロジェクトチームを結成します。
各部門から代表者を指名し、予算、スケジュール、役割分担を明確化しておくと、全員が共通認識を持ってプロジェクトに取り組めるようになります。

どんなオフィスにしたいのか、新オフィスのコンセプトや方向性を設定します。
従業員アンケートなどを参考に、働きやすさ、コミュニケーションの活性化、快適な環境などを考慮し、具体的なイメージを共有しておきましょう。

オフィス移転には、不動産、設計、内装、引越しなど、様々な専門知識が必要となります。
目的や重視したいことを基準に比較検討し、信頼できる外部パートナーを選びましょう。専門家の力を借りることで、よりスムーズかつ効率的にプロジェクトを進められます。

移転の目的に合った物件を探します。
ウェブサイトや不動産会社から情報を集め、実際に現地を内見して、立地、賃料、広さ、設備などを総合的に評価し、最適な物件を選びましょう。

移転先ビルを絞り込んだら、現在のオフィスを退去する準備もお忘れなく。
新オフィスの入居日と、現オフィスの退去日の確認など、スムーズな入退去にむけて準備を始めましょう。

新オフィスのレイアウトを設計します。
コンセプトや条件に合わせて、快適で効率的なワークスペース、コミュニケーションスペース、休憩スペースなどを配置することで、従業員の働きやすさを最大限に考慮した設計を目指しましょう。

物件の契約、各種届出、手続きは、スケジュールと法的な問題を回避するために、しっかりと確認し、必要な手続きを確実に完了させましょう。漏れがないよう、リストを活用したり、専門家からのアドバイスを受けたりすることも有効です。

移転準備は、スケジュールと担当者を明確化し、計画的に進めることが重要です。引越し業者を選定し、荷物の搬入・搬出、廃棄物処理、データ移行など、詳細な計画を立て、万全の準備をしましょう。

移転当日は、事前に作成した計画に沿って、スムーズなオペレーションを行います。トラブルを最小限に抑えるために、担当者間で連携を密にし、細心の注意を払いましょう。

待ちに待った新オフィスでのスタートです。

オフィスのルールや働き方をまとめたマニュアルを作成し、従業員に周知徹底しましょう。定期的に評価を行い、改善点があれば積極的に修正することで、より快適なオフィス環境を実現しましょう。

とにかくやることの多いオフィス移転。準備不足がトラブルに繋がってしまうこともあります。スムーズな移転を実現するために、事前にチェックしておきたいポイントまとめました。失敗例、対策と合わせてご覧ください。

オフィス移転では、不動産会社、設計事務所、内装業者など、様々な専門分野の知識が必要です。信頼できる情報源から、正確な情報を収集することが大切です。

オフィス移転は、全社を挙げて取り組む大規模プロジェクトです。総務部門だけでなく、各部門の代表者を含めたチーム体制が不可欠です。

予想外のトラブルは必ずといってよいほど発生するものです。とくに内装工事や什器の納品は、予定通りに進まないことも多いため、遅延が発生した場合の対応策も考えておきましょう。

オフィス移転の成功は、パートナー選びで決まるといっても過言ではありません。価格だけでなく、実績や対応力も重視して選びましょう。

オフィス移転は、企業の転換点ともなる大きなプロジェクト。トラブルなく成功させるには、余裕を持った準備、計画が大切です。
イトーキでは、オフィス移転をご検討の皆さまに、工事や引っ越し、各所への届け出についても抜け漏れなしのチェックリストを完備した「オフィス移転マニュアル」を無料でご提供しています。

• 移転準備全体のスケジュールを把握できる
• 各ステップで何をすればいいのか明確になる
• スケジュール管理がしやすい
• 作業漏れを防ぎ、スムーズに進められる
•  初めてのオフィス移転でも安心！

このマニュアルを読めば、 オフィス移転に必要なタスクが明確になり、全体のスケジュールの大まかな時期がわかります。
慌てることなく余裕を持って準備を進めるためにも、オフィス移転を検討するご担当者さまは必携の一冊です。

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