ABWオフィス運用、イトーキの「総務」はどうしてる？ 郵便物から会議室の管理まで、とことん聞いてみた

こんにちは、イトーキ総務の大竹です。まずは、イトーキの本社オフィス「ITOKI DESIGN HOUSE TOKYO」について、どんなところかをざっとお伝えしますね。
ここはおよそ1,000名の社員が働く大規模オフィスで、3フロアを中階段でつないだ構造。その中を、社員は固定の執務席に座らずに自由に移動して業務を行います。そのため、社員は自分の荷物は持ち歩いたり、所定のロッカーに収納して過ごします。
この環境なので、たとえば郵便物を個人の机に直接配る、といったことはできません。また、共用の備品は決まった位置に配置して一定のルールのもとで使用する、という運用です。
私たち総務は、そのABWならではの自由度の高いオフィス環境を「管理」の目から守っていく必要があるというわけです。

その中での具体的な業務としては、

• オフィス内の設備・備品の管理
• 郵便物対応
• 規程・運用ルール整備
• 資産などの管理
• 全社的なイベントや活動の推進

など、非常に多岐にわたります。もちろん実際には本社オフィスのことだけでなく、ほかの全社拠点の管理業務も発生しますので、各メンバーが分担しながら日々の運営に取り組んでいる形です。

たとえばロッカーの割り当て一つとっても膨大な数ですから、管理業務の効率は何よりも大切です。
そんなイトーキ本社オフィスのABW運用を支えているポイントは大きく分けて3つ。ここからは、それを一つずつ解説していきますね。

文房具や複合機（コピー機）などは定位置に配置して管理を集約、さらにはなにか用件ができたときにすぐに相談できるよう、総務メンバーが常駐するカウンターをオフィス内に設けています。ここにくればすぐに解決できるという頼もしさが社員からも好評なうえ、総務側としても業務リソースの選択と集中の実現につながり、双方にとって効率的になっています。

また郵便物の集配も、社内に「郵便局」のような拠点を設け、社員はそこに荷物や郵便物を出す、配られるものは部署ごとのロッカーに振り分けたあと、各個人用のトレイに配布する、という集約を行っています。

自由度の高い環境の中で、管理側の体制が「総務だけ」「部門長だけ」といった一方的な形ではなかなか「自分ごと」感が生まれず、運用もよい形になっていきません。そのためイトーキ本社オフィスでは「自治会」を組織し、各部門から少しずつメンバーを集める形で自律的に運用しています。

たとえばゴミの分別のルールも、自治会が主体となってわかりやすく掲示。一人ひとりが自主的にルールを守る空気を、社員の間で醸成できるようにしています。

とにかく数の多い備品や設備の管理、また会議室の予約や運用などは、いずれもデジタル化してシステムを活用しています。工数と時間が削減できるだけでなく、正確さや精度も向上できることから、もはやなくてはならない存在になっていますね。

ちなみに、会議室の予約管理には自社で開発した「Reserve Any（リザーブエニー）」というシステムを活用しています。このシステム導入前は、会議室がどれくらい使われているかを示す「稼働率」が69%強。つまり全会議室の数に対して3割ほどのムダが生じてしまっていたのですが、導入後は85%にも改善しているんですよ。
また、日々の利用に役立てるだけでなく、その稼働データを開発チームが解析することで、さらなるシステム改善にもつながっています。

今回はこのようなイトーキ総務の取り組みについて、ざっとご紹介してきました。全国の総務のみなさんに少しでもお役立ていただくことができればうれしいです。私も一人の総務として、みなさんとともにこれからも頑張っていきたいと思います…！

イトーキは、今回ご紹介した内容にとどまらず日々さまざまな自社実践を行っています。その内容や効果について今後もお届けしていきますので、ぜひ楽しみにしていてくださいね。

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今回ご紹介したイトーキの本社オフィス「ITOKI DESIGN HOUSE TOKYO」は、ショールームとして法人のお客様の見学を受け付けています。社員が働く姿と運用の様子を実際にご覧いただけますので、ぜひ一度お越しください！