フリーアドレスの座席管理、誰がどこにいるかわからない悩みを解決するには？

フリーアドレスは働く人が座席を自由に選べることが利点ですが、運用を工夫しないと不便さを感じる場面もあります。座席管理が不十分なときに生じやすい問題として、以下のようなものが挙げられます。

固定席であれば、連絡を取りたい人の席に行けば本人がいるかどうかがすぐにわかります。しかしフリーアドレスの場合、座席管理を行っていないと、「今日は誰がオフィスにいるのか」「どのエリアで作業しているのか」を確認することから始めなくてはいけません。

ちょっとした確認を取りたいだけなのに、フロアを一周する、チャットで居場所を尋ねる、といった手間が積み重なることに。来客対応や急ぎの決裁など、時間の制約がある場面ではトラブルにもつながります。

フリーアドレスを導入しても、実際には毎日同じ席に同じ人が座っている、という状態は、じつは多くの企業で見られます。

一度定位置ができあがると、後から出社した社員は空いている席に座るしかなくなり、周りにいるメンバーが以前と変わらないまま残ることになります。そうなると、フリーアドレス導入で期待した柔軟な働き方が遠ざかってしまうことに。

また、Web会議ブースやソファ席など、人気の席が特定の社員によってひとり占めされているケースもよく聞かれます。

フリーアドレスには、普段関わらない相手と隣り合うことで偶発的な会話が生まれ、新しいアイデアや気づきにつながるというメリットもあります。しかし、座席が固定化していると、この効果は期待できません。

さらに、誰がどこにいるかわからない状態が続けば、「探すのが手間だからチャットで済ませよう」という判断につながります。対面のやり取りが減っていくことがすべて悪いことではありませんが、自席を持たない運用にした本来のねらいからずれてしまうこともあるようです。

これらの課題は、座席管理の仕組みを整えることで解消できます。
まずは手元のツールで対応できないか気になる方もいるでしょう。実際、専用のシステムを導入せず、以下のような既存のツールで運用している企業もあります。

• Excelやスプレッドシートで座席表を作成し、共有フォルダで運用する
• チャットツールでステータスや在席状況を共有する

これらは、新たなコストをかけずに始められます。ただし、入力や更新などの作業が必要なため、人数が増えたり運用が長期になったりすると、更新が煩雑になり抜け漏れが起きやすくなる点は回避できません。

全社規模で運用したい場合や、蓄積したデータを今後の運用改善に生かしたいと考えている場合は、早い段階で専用の仕組みを検討したほうが結果的な負担は小さくなるでしょう。

最近は、座席管理を効率化する方法として、スマートフォンアプリやPCから使える座席管理システムを導入する企業が増えています。搭載される機能は製品によって異なりますが、ここでは一般的によく見られる機能と、導入によって得られるメリットを紹介します。

座席管理システムに搭載されていることの多い機能としては、以下のようなものが挙げられます。

• 座席予約：出社前に希望の席を確保しておける
• チェックイン／チェックアウト：実際の着席と離席を記録する
• 在席状況の確認：誰がどのエリアにいるかを表示する
• 座席レイアウトの作成・表示：フロア図に合わせて座席を配置する
• 出社記録やデータの蓄積：利用状況を履歴として残す

座席管理に特化したものから、会議室の予約や備品管理まで含む多機能型のものまで、さまざまなタイプがあります。

座席管理システムを導入すると、次のような効果が期待できます。

• 社員の所在や在席状況がひと目でわかる
• 空席を探す手間が減る
• 座席の固定化を防げる
• 利用データを蓄積・分析できる

所在の把握、空席探しの手間、席の固定化。この3つは日々の使い勝手に直結する効果で、フリーアドレス本来のねらいに近づけるものです。

一方、4つ目のデータ活用は、少し時間軸の長い効果といえるでしょう。どのエリアがよく使われているか、曜日によって出社率がどう変わるかといった情報は、次のレイアウト変更を検討する際の判断材料になります。

座席管理システムを検討する際は、座席数や働き方、既存ツールとの連携の有無などを事前に確認しておくことが大切です。
ここでは、座席管理システムを選ぶ際におさえておきたいポイントと、導入後に定着させるための注意点を解説します。

まず確認したいのは、自社の規模と働き方に合っているかどうかです。数十席のワンフロアと、複数拠点にまたがる数百席とでは、必要になる機能が変わります。拠点をまたぐ座席の検索や、拠点ごとの権限設定などが必要かどうかは、早い段階ではっきりさせておきましょう。

在宅勤務やサテライトオフィスをどう扱うかも重要な観点です。オフィス内の座席だけを対象にするのか、社外で働いている社員の状況もあわせて把握したいのかによって、選ぶべき製品は変わってきます。

既存ツールとの連携の有無も確認しておきましょう。勤怠管理システムやチャットツールと連携できるものであれば、社員が新しい画面を開く回数を減らせるだけでなく、日常的に使うツールの中で完結することで定着もしやすくなります。

座席管理システムを入れただけでは、運用は安定しません。むしろ、ルールを決めないまま始めたことで、以前より不便になってしまうケースもあります。

導入前に、予約できる期間の上限、連続して同じ席を使えるかどうか、チェックインしなかった予約をどう扱うか、などのルールを明確にしておきましょう。とくに長期の予約や同じ席の継続利用を無制限に認めると、実質的に固定席へ戻ってしまうことも考えられます。

導入直後は、部署やフロアを限定して小さく始める方法も有効です。使ってみて初めて見えてくる課題もあるため、範囲を絞って運用ルールを調整してから全社に広げるようにすれば、混乱は少なくて済むでしょう。

座席の見える化や在席状況の把握だけでなく、フリーアドレスという働き方そのものの設計から考えたいという声も聞かれます。

イトーキの提供する「Workers Trail（ワーカーズトレイル）」は、座席管理はもちろんのことオフィス内の従業員の活動を見える化し、データとして活用できるサービスです。

ここでは、Workers Trailとその関連ソリューションのおもな特長を5つご紹介します。

「至急確認したいことがあるのに、担当者がどこにいるかわからない…」といったフリーアドレスでよくあるこの場面で、Workers Trailなら手元のスマートフォンからマップを開き、相手がいるエリアをその場で確かめられます。マップ上のアイコンをタップすれば、名前や属性の確認も可能です。

オフィス内に設置したIoTセンサーが端末を検知する仕組みのため、社員は3cm角の小さなタグを持ち歩くだけで在席状況が反映されます。オフィスにいる間は自分で入力する必要がなく、Excelやチャットでの運用にありがちな更新漏れも防げます。

Microsoft TeamsやGoogle Workspaceとの連携にも対応しており、普段使っているアカウントで簡単にログインできるシングルサインオンで利用可能です。

出社と在宅が混在する企業では、「今日は誰がオフィスにいて、誰が自宅で作業しているのか」がつかみにくくなります。そこで、Workers Trailのリモートワーク支援の機能を使うと、テレワーク中の社員が始業と終業を入力する形で勤務状態を共有することができます。

センサーが設置されていない社外でも在席表示ができるため、オフィス勤務者と社外勤務者の状況をあわせて把握することが可能です。取得したデータからは業務日報が自動で生成されるので、管理する側だけでなく、入力する社員の負担も軽くなります。

朝の出社時、空いている席を探してフロアを歩き回った経験のある方も多いのではないでしょうか。ホテリングと呼ばれる座席予約の機能を使えば、通勤中にスマートフォンから空き座席を確認し、好きな席を予約することができます。

座席に設置された受信機が着席を検知するため、チェックインは自動で行われます。予約開始時間から一定時間が過ぎても着席していない場合は、自動でチェックアウトされる仕組みになっており、席を押さえたまま使用しなかった場合も、予約が残り続けることを防げます。

単に座席を予約するだけでは、

• 誰が予約しているブースなのかわからない
• 次の予約までどのくらい時間があるのかわからない
• 誰も使っていないブースがあるが、予約されているのかわからない
• 前の人が予約時間を超えて使用している際、次に自分の予約が入っていることを伝えづらい

といった状況が発生してしまうことも。そこで、Workers Trailと連携する表示ラベル「Hoteling Label（ホテリングラベル）」を座席や会議室に設置すれば、誰でもひと目で利用状況を把握できます。

Hoteling Labelは座席や会議室、Web会議ブースなどに設置する電子表示デバイスです。Workers Trailとの併用はもちろんのこと、Microsoft OutlookやGoogleカレンダーと連携し、ブースの予約状況や利用者情報を表示することも可能です。

「オフィスを改修したいが、根拠を示せない」。オフィス改善を企画・提案する場面で、こうした壁に突き当たることはありませんか？
Workers Trailには、イトーキがオリジナルで追加したアクティビティ分析の機能があり、「人」「場所」という軸に「活動」を加えた分析ができます。

「どのエリアで打ち合わせが多いのか」「集中作業はどこで行われているのか」などの実態が数字で見えてくると、レイアウト変更や必要な席数の検討を、感覚ではなく実績にもとづいて進められます。座席管理を入り口にしながら、働き方そのものの改善へつなげていける点が、Workers Trailの強みです。

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Workers Trailのさらにくわしい説明は、以下よりご覧いただけます。機能や特長をまとめた案内資料もご用意しておりますので、座席管理システムをご検討の際は、ぜひお気軽にダウンロードしてください！

フリーアドレスの座席管理は、「誰がどこにいるか」を見えるようにするところから始まり、最終的には「オフィスをどう使うか」という設計の話につながっていきます。

イトーキでは、「Workers Trail（ワーカーズトレイル）」による在席管理や座席予約に加えて、オフィスの移転・リニューアルやレイアウトの設計もあわせてご提案しています。
Workers Trailが実際に使われている様子は、東京・日本橋の本社オフィス兼ショールーム「ITOKI DESIGN HOUSE TOKYO」でご見学いただけます。イトーキが本社オフィスとして日々使っている空間をそのまま公開しており、座席管理の仕組みやフリーアドレス運用が現場でどう機能しているかを、その場でご覧いただけます。

フリーアドレス制を導入したものの、思うように機能していない、蓄積したデータをオフィスづくりに生かしたいといったお悩みがありましたら、ぜひ一度イトーキにご相談ください。