フリーアドレスとは？メリット・デメリットからオフィス導入事例まで徹底解説

フリーアドレスとは、従業員一人ひとりが専用の席を持つのではなく、オフィス内で自由に席を選んで仕事をするシステムにした座席運用です。従来のオフィスでは各従業員に固定の席が割り当てられていましたが、フリーアドレスではその日の業務内容や好みに応じて席を選ぶことができます。

フリーアドレス普及の背景には、働き方改革の推進とテクノロジーの進化という2つの大きな要因があります。

近年、政府が推進する働き方改革により、テレワークなど時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が広まってきました。その結果、オフィスは従来のように単に業務を行う場所から、コミュニケーションやコラボレーションを促進する場へと変化しつつあります。

また、インターネット回線やノートパソコン、スマートフォンなどの普及により、オフィス以外の場所でも仕事ができる環境が整ってきました。ペーパーレス化やクラウド化が進み、従来のように固定席で固定電話やデスクトップパソコン、紙の書類を扱う必要性が薄れてきています。

これらの背景に加え、フリーアドレスは企業側・従業員側の双方にメリットがあることから普及が進んでいるのです。

固定席からフリーアドレスへの移行は、企業にとって大きな選択です。フリーアドレスの導入によって、自社にどのようなメリットがあるのか、失敗することはないのか、気になりますよね。そこで、フリーアドレスの導入で得られるメリットとデメリットを、わかりやすくまとめてみました。

従来の固定席オフィスでは、多くの場合、部署別に区切られた席配置であることから、コミュニケーションが特定の人に限られてしまう傾向がありました。

しかし、フリーアドレスでは、毎日異なる人と隣り合って仕事をするため、同じ部署以外の従業員とも自然に会話が生まれ、交流が促進されます。このような偶発的な出会いから、新たなビジネスアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。

テレワークの導入によって、固定席の空席が目立つといった状況のオフィスも少なくありません。フリーアドレスであれば一人ひとりに固定の席を割り振るのではなく、出社率を考慮したオフィス全体の席数として考えればよいので、スペースを効率的に活用できます。

その結果、オフィス面積を縮小した場合、賃料だけでなく光熱費などのランニングコストも削減できます。

フリーアドレスでは、従業員は業務内容やその日の気分に合わせて働く場所を自由に選択できます。毎日新鮮な気持ちで仕事に取り組めるので、モチベーション向上につながるでしょう。

また、集中したい時は静かなスペース、コミュニケーションを取りたい時はオープンスペースなど、目的に応じて場所を選んで作業できるため、業務の効率アップも期待できます。

フリーアドレスでは、部署内のメンバーが分散して座るので、報告・連絡・相談がスムーズにいかない可能性があります。チーム内のコミュニケーション不足や一体感の低下、部下の管理や指導の難しさといった課題への対策が求められます。

自分専用のデスクがないフリーアドレスオフィスでは、固定席オフィスに比べ、個人の書類や備品の管理が難しくなります。保管スペースの設置や共有ルールの徹底といった対策が必要です。

オープンスペースで作業をする際は、どうしても周囲の話し声や動きに気を取られやすくなります。業務内容によっては、集中しにくいと感じる従業員もいるかもしれません。コラボレーションスペースと執務席の場所を離すなど、エリア分けの工夫が必要となってきます。

フリーアドレスを導入すべきか、自由席のオフィスレイアウトが向いているどうかは、業務の内容や性質によって異なります。ここでは、フリーアドレスに向いているケースと向いていないケース、それぞれの特徴を見ていきましょう。

以下のような特徴を持つ企業や部署・部門は、フリーアドレスに適していると言えるでしょう。

【フリーアドレスに向いている企業の特徴】

部門・部署別で見ると、以下のようなケースがフリーアドレスとの相性が良いと考えられます。

【フリーアドレスに向いている部署・部門の特徴】

一方で、以下のような特徴を持つ企業や部署・部門は、情報セキュリティや業務効率の観点から、フリーアドレスが向いていない可能性があります。

• 機密情報を多く扱う企業や部署
• デスクトップパソコンが不可欠な業務が多い部門 
• 紙の書類が多い企業
• 経理・総務部門など、重要書類を扱う部署
• サーバー保守など、機密情報を扱う部門

このように、フリーアドレスの導入が困難な場合でも、フリーアドレスと固定席の座席スタイルをうまく組み合わせた「グループアドレス」という選択肢があります。

グループアドレスは、特定の部署やチームに限定して、その範囲内で従業員が席を自由に選べるという座席スタイルです。フリーアドレスと固定席、双方のメリットを享受でき、セキュリティと柔軟性のバランスを取ることができるため、新たなオフィスレイアウトとして今注目されています。

フリーアドレスの効果を最大限に引き出すには、導入するタイミングも重要になってきます。例えば、以下のようなタイミングでの導入を検討するとよいでしょう。

新しいオフィスレイアウトを一から設計できるこの機会は、フリーアドレス導入の絶好のチャンスです。新しいオフィスレイアウトを一から設計できるため、フリーアドレスに適した環境を、効率的に整備することができます。

フリーアドレスは席と人が固定されていないため、組織変更やプロジェクト、メンバーの増減に対して、大規模なレイアウト変更工事を行うことなく、柔軟に対応できます。

フリーアドレスが持つこの特性は、市場環境の変化が激しい業界や、頻繁に組織変更が行われる企業にとって、特に有益な選択肢となるでしょう。

実際のオフィス事例には、フリーアドレス導入を成功させるためのヒントが多く隠されています。ここからは、イトーキがこれまでご支援させていただいた企業の中から、導入事例3選をご紹介します。

フリーアドレスには、コミュニケーション活性化や柔軟な働き方の実現など、多くのメリットがあります。とはいえ、企業の業務内容や状況を正しく把握して、導入後も順調に運用していくためには、慎重な計画と準備が必要です。

イトーキでは、フリーアドレス運用に合わせたオフィスづくりから導入のサポートまで、まるごとご支援しています。これまで多数のフリーアドレス導入をご支援してきた実績から、企業にとって最善のかたちでの導入をご提案いたします。

フリーアドレスの導入を検討される際は、ぜひイトーキにご相談ください。

フリーアドレス導入に役立つ資料「フリーアドレス診断ガイドブック」をご用意しました。このガイドブックには、フリーアドレスの適性診断や導入のための条件、よくある課題など、実践的なノウハウを多数掲載しています。

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