オフィスの応接室づくり！レイアウトの基本と空間演出のポイント

はじめに、応接室の基本的な機能と役割、会議室との違いについて見ていきましょう。

応接室は、オフィスの標準的な設備として、以下のような目的で使用されています。

応接室は、大切なお客さまを迎える際に最初にお招きする場所なので、執務スペースとは区切られた静かな環境が求められます。落ち着いて対話ができる空間として設置されることが多いでしょう。

ビジネスマナーに則った品格があり、同時にお客さまがリラックスできる雰囲気づくりが重要となります。

取引先との重要な商談や、打ち合わせを行う場所としても活用されます。完全個室タイプの応接室であれば、周囲の雑音や視線を気にすることなく集中して商談を進めることができるでしょう。

役員同士の打ち合わせや採用面接など、格式の高い会議に使われることも。日常的なミーティングや研修には、通常の会議室を使用することが一般的です。

応接室は、お客さまが最初に目にする場所です。企業の印象やブランドイメージを伝えるという、企業の顔としての重要な役割も担っています。

応接室と会議室は一見似ていますが、その目的や機能は大きく異なります。

応接室の場合、第一の目的はお客さまをお迎えすることです。重要な商談や打ち合わせなど、外部の方との対話を重視する場所なので、リラックスできる雰囲気づくりが基本となります。ゆったりとしたソファを配置するなどして、落ち着いた空間を演出するケースが一般的です。

一方、会議室は社内外での打ち合わせや研修など、実務的な用途で使用する空間です。資料確認やメモ作成がしやすいように、デスクワークに適した高さのテーブルとチェアを配置します。必要に応じて、ホワイトボードやプロジェクターなども設置します。

最近はオフィススペース効率化のため、応接室と会議室を兼用する企業も増えてきました。会議室が応接室と同じ役割を担う場合は、「お客さまのおもてなし空間」という応接室の基本的な役割を損なわないよう、会議用備品の配置や運用には配慮が必要です。

続いて、応接室の基本設計とレイアウトについてくわしく見ていきましょう。

応接室の設計において最も重要なのは、適切な広さと必要な動線を確保することです。

応接室の広さは、想定する来客人数によって変わってきますが、最低でも4名がゆったりと着席できるスペースを目安としましょう。お茶出しなどのサービスがスムーズに行えるように、デスクやチェアの周囲にも適度な通路幅を確保します。

応接室の家具については、雑多な印象にならないよう、必要なものだけを設置するようにしましょう。一般的には、部屋の広さに合ったサイズのソファとセンターテーブルを組み合わせて配置します。家具と家具との間には十分な空間を確保し、お客さまが窮屈さを感じないようにしましょう。

応接室の設置場所は、オフィスのエントランスから応接室までの経路がシンプルでわかりやすいこと、執務スペースを通らずにアクセスできる場所であることがポイントです。

応接室のレイアウトは、上座・下座のビジネスマナーも意識して決めましょう。一般的に、上座は出入口から最も離れた位置に設定します。ただし、室内に絵画が飾られている場合や、窓から景色が望めるような場合は例外で、それらの正面となる位置を上座として扱います。

なお、3人掛けソファの場合は、出入り口から最も離れた席ではなく、座り心地の良い真ん中の席が上座となることもあります。長時間の商談や打ち合わせでも快適に過ごしてもらえるように、座り心地の良い上質なソファを選びましょう。

デジタル機器の活用が一般的となった今日では、応接室にもWi-Fi環境や電源コンセントの設置は必須です。さらに、応接室で機密性の高い商談を行う場合は、壁・床の防音処理や吸音パネルなども施しておくと安心です。

最近では、オンライン参加者を含めたハイブリッド形式で商談が行われるケースも増えています。資料やオンライン参加者を確認しやすいモニター、高性能なマイクなどのICT機器を空間に馴染むかたちで用意すれば、あらゆる場面に対応した応接室をつくることができるでしょう。

応接室の空間づくりのポイントを、オフィスデザインの観点からご紹介します。

応接室は、企業イメージを左右する重要な空間です。企業の個性を表現できるように、コーポレートカラーを壁面やインテリアにうまく取り入れましょう。
配色バランスの例として、色の黄金比と呼ばれる以下の比率が参考になるかもしれません。

• ベースカラー：70％
• メインカラー：25％
• アクセントカラー：5％

この黄金比を意識した配色は、統一感のある、洗練された空間づくりのヒントになるでしょう。

応接室の照明選びでは、落ち着きのある雰囲気を演出するため、温かみのある電球色がおすすめです。シーリングライトなどの全体照明に加え、ダウンライトやペンダントライトを効果的に配置することで、より洗練された上質な空間を創出できます。

応接セットには、黒や茶色などの落ち着いた色合いが最適です。黒は高級感と重厚感を演出し、空間を引き締める効果があります。応接室の家具や装飾のアクセントとしても人気のカラーです。

一方、茶色は信頼感と安定感を表現できる色。木目調の素材と組み合わせることで、温かみのある上質な空間を演出できます。

応接室に観葉植物やアート作品を取り入れることで、ビジネス空間をより魅力的な環境へとブラッシュアップできます。
窓際や棚の上に、観葉植物をさりげなく飾っておけば、来客の緊張感を和らげ、リラックスした雰囲気を作り出せるでしょう。ただし、日々の管理が必要となるため、サンセベリアやパキラ、ポトスなど比較的手入れのしやすい種類を選ぶことをおすすめします。

また、企業イメージに調和した上品なアート作品を選び、控えめに配置することで、より洗練された空間を演出できるでしょう。

イトーキが手掛けた応接室のレイアウト・デザイン事例をご紹介します。理想の応接室づくりのヒントとしてお役立てください。

企業の顔となる応接室。その空間づくりには、専門家による適切な設計と施工が欠かせません。おしゃれで快適な応接空間を実現するために、家具の選定から照明計画、インテリアコーディネートまで、きめ細やかな配慮が求められます。

イトーキは、長年の経験と実績を活かし、貴社の理想とする応接室を実現いたします。空間デザインから家具のレイアウト、設備の導入まで、ワンストップでのご提案が可能です。お客さまのご要望に沿った、上質な空間づくりをサポートいたします。

応接室の新設やリニューアルをお考えの際は、ぜひイトーキにご相談ください。