オフィス移転・事務所移転で必要な手続きとは？手続きと届出の一覧をチェックリストでご紹介

オフィス・事務所の移転業務は多岐にわたるため、担当者の役割は非常に重要です。公的手続きから取引先への連絡まで、幅広い業務を担当します。

担当者はおもに以下のような業務を行います。

• 移転に関する各種手続きや届出の把握と実行
• 社内外の関係者との連絡や調整
• 移転に伴う備品や設備の管理
• 新しいオフィスの運用ルールの策定

これらの手続きや届出には期限があるものも多く、見落としや遅延は企業活動に支障をきたす可能性があります。移転プロジェクトの初期段階で、必要な手続きや届出のリストを作成し、それぞれの期限を確認しておくことが大切です。

オフィス移転・事務所移転の全体的な流れやスケジュールについては、以下の記事で詳しく解説していますのでぜひ参考にしてください。

オフィス移転や事務所移転に伴う手続き・届出は、スケジュールに沿って計画的に進めていくことが大切です。
ここでは、移転前から移転後までの必要な手続き・届出を、時系列順に整理してご紹介します。

移転が決まったら、まず優先して取り組むべき手続きとして以下のようなものがあります。

これらの手続きは、オフィス移転プロジェクトの土台となる重要な部分です。特に工事関連の手続きは、許認可の取得に時間がかかる場合もあるため、早めに着手しましょう。

移転の半年前頃は、具体的な準備を始める時期です。おもな手続きは以下の通りです。

賃貸物件の入居者からの解約予告期間は、事務所の場合3～6カ月前が一般的です。賃貸借契約書の解約条件を事前に確認しておきましょう。また、電話回線の移転申し込みは、混雑時期には予約が取りにくくなるため、早めの対応が肝心です。

いよいよ移転まで残り2カ月を切ると、社内外への周知や各種契約の見直しなど、対外的な手続きが増えてきます。このタイミングで手続きが遅れると、移転後にトラブルが発生する可能性があるため、計画的に進めましょう。

原状復旧工事の手配は、賃貸契約の条件によって工事の範囲や費用が異なります。早めに確認と調整を行うことが大切です。

移転まであと1カ月。業務に関連する手続きは細部まで確認し、漏れのないように注意して行いましょう。

リース品や複合機の移設は専門業者のスケジュール確保が必要なので、余裕を持った手配を心がけましょう。

移転直前の手続きは、新オフィスでの業務をスムーズに開始するための最終調整でもあります。おもな手続きは以下の通りです。

郵便物の転送手続きは特に重要です。転居届を出してから登録までに3～7営業日かかるため、早めに提出しましょう。郵便転送サービスは転送届出日から1年間有効なので、取引先への周知が行き届かない場合でも安心です。

移転完了後も、様々な届出が必要になります。特に官公庁への届出は法的な期限が設けられているものが多いため、計画的に進めましょう。

法的義務を伴う手続きは、期限を過ぎると罰則が科される場合があります。例えば、本店移転の場合、移転後2週間以内に登記を変更しないと、登記懈怠（とうきけたい）とみなされ100万円以下の罰金を科せられる可能性があります。
このような重要な手続きを見落とさないよう、特に期限が短いものから優先的に対応し、漏れがないように細心の注意を払いましょう。

オフィス移転や事務所移転では、法的な手続きや届出だけでなく、円滑な業務移行のために担当者が調整すべき重要な業務があります。

ここでは、前章で紹介した手続き・届出以外に必要な業務について解説します。

オフィス移転に際しては、様々な関係者への挨拶や報告が必要になってきます。新しいオフィスのビルオーナーや近隣の方々へは、移転の2週間前から1週間前を目処に挨拶を行いましょう。この業務は総務部や広報部と連携して進めるとよいでしょう。

移転を機に開所式（事務所開き）などの祝い事を行う場合は、移転1カ月前から2週間前を目処にイベント会社や寺社などに手配を依頼しましょう。新しい環境でのスタートを祝う機会であると同時に、取引先や関係者との絆を深めるきっかけにもなります。

こうした行事の企画・運営は総務部や経営企画部と協力して行うことが一般的です。

移転に伴い、経理部門でも様々な見直しや調整が必要になります。移転担当者は経理部と密に連携し、必要な情報提供や調整を行いましょう。

特に通勤経路や交通費の変更は従業員全員に関わる問題です。通勤定期券や交通費精算システムなどの見直しは、移転2カ月前から2週間前を目安に、経理部と総務部、情報システム部が連携して実施することが重要です。移転担当者はこれらの部門間の橋渡し役として、スケジュール管理や進捗確認を担当しましょう。

新しいオフィス環境では、これまでとは異なる運用ルールが必要になることがあります。入退室方法や警備設定、宅急便の利用に加えて、座席や会議室の利用ルールが必要になることもあります。こうしたルールの策定と周知は、移転2カ月前から2週間前を目安に行いましょう。

これらのルール作りは総務部やファシリティマネジメント部門が協力して進め、社員や派遣関連会社などにも漏れなく周知することが大切です。

セキュリティ対策は、業務の安全性を確保するために必須です。入退室管理における登録データ移行・権限再設定などについては、移転1カ月前から2週間前を目安に、情報システム部門やセキュリティ契約先と連携して進めましょう。

移転担当者は全体のスケジュールを把握し、各部署の作業に遅れが生じないよう調整する役割を担います。

移転を機に、消防計画・BCPマニュアルなどの見直しも必要です。新しいオフィスレイアウトに合わせた避難経路の設定や、災害時の対応手順の見直しなどを行います。

これらの業務は、総務部や安全衛生委員会と連携して進めること効果的です。移転担当者は関係部署に適切なタイミングで依頼し、進捗を管理しましょう。

本コラムでは、移転前後に必要な手続き・届出について、担当者の重要業務を中心にご紹介しました。移転プロジェクトは多くの手続きと入念な計画が必要ですが、準備を計画的に進めていけば、トラブルを防ぎ、新しいオフィスでの業務をスムーズにスタートさせることができます。

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