オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは？PMの役割、支援内容と依頼時の注意点

オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）とは、移転に関わる業務を計画から完了まで一貫して管理するプロセスのことです。物件探し、レイアウト設計、工事の手配、予算管理、各種届出といった複数のタスクを、決められた期間内で同時に進め、完了させるように管理します。

はじめに、プロジェクトマネジメントの必要性とプロジェクトマネージャーのおもな役割を解説します。

オフィス移転では、想像以上に多くの調整が必要です。移転先の契約から旧オフィスの原状回復、引っ越し業者や工事業者との打ち合わせ、社内外への通知まで、すべてを漏れなく管理しなければなりません。

限られたリソースを最大限に活用し、決められた予算の中でスケジュール通りに移転プロジェクトを完了するためには、計画を立て、実行し、管理することが不可欠です。

また、数百人を超える規模の移転ともなれば、プロジェクトの難易度は大きく上がります。きちんと計画を立てずに進めてしまうと、スケジュールが遅れたり、想定以上にコストが膨らんだり、移転後に期待した効果が得られないリスクが生じます。

こうした複雑なプロジェクトをスムーズに進行し成功させるために、プロジェクトマネジメントが求められるのです。

プロジェクトマネージャーは、計画の立ち上げから完了まで、すべての工程を統括します。
関係部署や外部業者との調整、進捗管理、課題の解決策の提示などがおもな業務です。意思決定に必要な情報を整え、時間と費用のバランスを取りながらプロジェクトを進めます。

自らが作業を行うよりも、チーム全体を見渡し、メンバーの持つ力を最大限引き出すことが大切な役割です。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントでは、計画の初期段階から移転後の運用まで、段階ごとに次のようなタスクが発生します。

1. プロジェクトの品質、コスト、工程の管理（QCD管理）
2. 調査・分析・計画策定
3. 各工程での統括
4. 各種届出書類の管理
5. 工事に向けた手配、工事監理
6. 引っ越しの段取り、手配
7. 新オフィスの運用開始

それぞれをくわしく見ていきましょう。

プロジェクト管理には、品質（Quality）、コスト（Cost）、工程（Delivery）の3つの要素のバランスを適切に保つことが重要です。

全体スケジュールの策定や予算配分、進捗状況の把握を行い、計画通りに進んでいるか常にチェックします。必要に応じて軌道修正し、関係者間で調整を図りながらプロジェクトを進めていきます。

現状のオフィス環境や業務実態を調査・分析し、移転の目的を明確にします。従業員数の推移、働き方の変化、現在の課題などを洗い出し、新オフィスに求められる要件を整理する作業も欠かせません。

移転の目的設定やコンセプト策定、全体スケジュールなどプロジェクトの根幹に関わるさまざまな要素の立案につなげます。

物件選定、レイアウト設計、什器選定、ITインフラ構築など、各工程で発生するさまざまな業務を統括します。

企業の働き方に合わせたオフィスデザイン、コミュニケーションを促進する空間配置など、移転の目的に沿ったオフィスづくりに向けて、実際に働く従業員や専門的な知識をもつ部門から意見を吸い上げながら、プロジェクトを推進します。

オフィス移転では、消防署、労働基準監督署、税務署、法務局など、さまざまな行政手続きが必要です。
必要な届出のリストアップから、提出スケジュールまで、総合的に管理します。

手続きや届出には期限があるものも多く、見落としや遅延は企業活動に支障をきたす可能性もあるため、念入りな確認が不可欠です。

内装工事や電気工事、通信工事など、複数の専門業者との調整も欠かせません。業者選定から見積もり比較、発注手配までを行います。
工事開始後は、施工状況の確認や品質チェック、スケジュール管理を行い、設計通りに工事が進んでいるかどうかも、しっかりと管理しましょう。

引っ越し計画の立案から業者選定、荷造りルールの策定、当日のオペレーション管理まで、引っ越し作業全般の段取りと手配を行います。
とくに従業員数の多い大規模なオフィスでは、段階的な引っ越しや週末作業の調整など、業務への影響を最小限に抑える綿密な計画が求められます。

引っ越しが完了したら、ついに新たなオフィスの運用開始です。
利用ルールの策定や設備の使い方に関する社内周知、運用開始後の課題抽出など、スムーズな立ち上がりと安定運用に向けて動き出します。

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オフィス移転プロジェクトは、計画の立ち上げから新オフィスでの業務開始まで、段階的に進めていきます。その多くが1年以上を要する大規模プロジェクトとなるため、余裕を持ったスケジュール設定が大切です。

オフィス移転の流れと全体のスケジュール、発生する手続きについては、以下のコラムでくわしく解説しています。

オフィス移転におけるプロジェクトマネージャーは、社内の総務担当者がその役割を担うケースが多くみられます。しかし、負担が大きいことから通常業務と並行して進めるのは困難であったり、社内にノウハウがないことからスケジュールに遅れが生じたりと、進行に支障をきたすリスクは見逃せません。

そのため、プロジェクトマネジメントを外部の専門業者に委託するという選択も一般的です。
専門的な知識や実績を持つ業者に依頼すると、さまざまなメリットが得られます。とくに大規模な移転や、初めての移転を検討している企業にとって、心強い存在となるでしょう。

ここでは、3つのメリットを紹介します。

大きなメリットの一つは、なんといっても負担の軽減です。
オフィス移転には、膨大な時間と工数がかかります。物件探しから契約、設計、工事監理、引っ越し手配まで、1年以上にわたるプロジェクトとなりますが、プロジェクトマネージャーに依頼すれば、専門的な業務をまかせることができるため、社内担当者は重要な意思決定に集中できます。

プロジェクトと並行して行わなければならない通常業務にも、極力支障をきたさずに進行できるでしょう。

オフィス移転では、スケジュールの遅延、予算超過、業者間の調整ミス、届出の漏れなど、さまざまなトラブルが発生するリスクがあります。
経験豊富なプロジェクトマネージャーにまかせることで、過去の事例から起こりうる問題を事前に予測できます。結果、移転におけるトラブル発生のリスクを大幅に軽減できるでしょう。

専門業者によっては、移転計画の初期段階から移転後の運用改善まで、一貫してサポートを受けられます。現状分析やコンセプト策定といった上流工程から、工事監理、引っ越し、新オフィスでの働き方の定着支援まで、トータルでフォローしてもらえます。

一つの窓口で完結すれば、情報共有がスムーズになり、プロジェクト全体の整合性を保ちやすくなります。

プロジェクトマネジメントを外部へ依頼する際は、どんなことに気をつければよいのでしょうか。業者選びや計画など、とくにおさえておきたいポイントを3つ紹介します。

まず確認したいのが、業者の実績と専門性です。自社と同規模、同業種のオフィス移転を手がけた経験があるか、どのような課題を解決してきたかを確認することで、自社のニーズに対応できるか判断できるでしょう。

また、プロジェクトマネジメントだけでなく、設計や工事監理、什器調達まで一貫して対応可能かどうかも重要なポイントです。窓口が分散すると調整の手間が増えるため、ワンストップで対応できる業者を選ぶとより負担を軽減できます。

プロジェクト開始前に、移転の目的やゴールを明確にしておきましょう。「なぜ移転するのか」「新オフィスで何を実現したいのか」を社内で共有できていないと、途中で方向性がブレてしまいます。

無理な短納期や極端な予算不足は、品質低下やトラブルの原因になるため、余裕を持ったスケジュールを組み、プロジェクトマネージャーと綿密に計画をすり合わせましょう。

契約前には、サービスの範囲と費用を詳細まで確認しておく必要があります。どこからどこまでがサポート範囲なのか、追加費用が発生する条件は何か、といった点を書面で提示してもらいましょう。

とくに、工事監理や引っ越し手配が含まれるのか、移転後のアフターフォローはどの程度対応してもらえるのかといった項目は重要です。また、トラブル発生時の責任範囲や、スケジュール遅延時の対応についても事前に取り決めておくと安心です。

イトーキは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントをワンストップでサポートしています。

さまざまなプロジェクトを成功に導いてきた実績豊富なプロジェクトマネージャーが、移転プロジェクトスキームの構築から要件定義、設計、工事監理、引っ越し手配、移転後の運用支援まで、すべての工程を一貫してご支援いたします。窓口を一本化することで、コミュニケーションが円滑になり、プロジェクトも効率よく進められます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントにお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

イトーキでは、オフィス移転を検討されている方に向けて、「オフィス移転完全マニュアル」を無料で提供しています。コンサルタントが現場で培ったノウハウを凝縮し、移転のスタートからゴールまでの全体を把握できる内容になっています。

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