ABWの働き方を実践する社員の声vol.2
~中堅営業が語る、ハイブリッドワークで実践する時間の有効活用~

COLUMN
2021/12/24

2018年10月より、当社は都内に分散していた4つの拠点を新本社オフィス「ITOKI TOKYO XORK(以下、XORK)」へと集約し、そこでABWという働き方に取り組んでいます。前回の「ABWをきっかけにオープンな人事部へ!人事部が実践するペーパーレスな働き方とは」では、当社の人事部門のマネージャーが、ABWという働き方によって、メンバー個々の働き方の自己裁量を高めつつ、チームの一体感は失わないために、実際に取り組んでいる工夫などをご紹介いたしました。今回は、育児休暇の取得経験があり、オフィス勤務と在宅勤務を組み合わせた働き方を実践する社員の紹介です。大手都市銀行グループを担当している金融営業統括部第1支店の二井 一彦さん(以下、二井)にABWを導入したことよる働き方の変化についてお話を伺いました。なお本コラムに掲載している写真は、撮影時のみマスクを外しております。

金融営業統括部 第1支店 二井 一彦さん

金融営業統括部 第1支店 二井 一彦さん

──ABWになって何が一番変わったと思いますか?

二井:ABW導入前は、お客様訪問で外出している時間以外は、業務の優先順位付けや「今日この業務をやりきる」という意識が薄かったと思います。そのため終わらなかったものは翌日に持ち越していました。一方ABWでは、事前に1日のスケジュールを「活動※」ごとに細分化して組み立てる必要があり、自ずと「その日、その時間でアウトプットすること」を意識するようになりました。

イトーキでは日々の業務を「10の活動」に分解し捉え直しています。

イトーキでは日々の業務を「10の活動」に分解し捉え直しています。

オフィス環境で一番変わったことは、活動ごとにデザインされた空間が使えるようになったことです。たとえば、ABW導入前は決められた席で一日の大半を過ごしていました。そもそも「活動に合った場所を選ぶ」という考えがなく、集中したい時も周囲の騒がしさを我慢しながらそこでせざるを得ませんでした。しかし今では、周囲の音や動きが気にならない囲われた空間に、身体への負担を減らし集中力を持続させる上下昇降デスクや高機能チェアが設置された高集中スペースがあります。さらにABW導入前は、ほぼ全ての打合せとミーティングは「会議室」で行っていました。それも今ではアイデア出しの専用スペース、知識共有の専用スペース、情報整理の専用スペースといった具合に活動に合わせて選べる場所があります。

高集中スペース

高集中スペース

──チーム全員がABWという決められた席を持たず分散して働く中で、どのように他のメンバーとコミュニケーションをとっていますか?

二井:メンバー10人は分散して働いておりますが、チームのミーティングがある時などは出来るだけ対面で集まるようにしており、普段不足しがちな会話や雑談を積極的にするように心掛けています。また分散して働いている時も独自ルールやエチケットを決めています。たとえば、連絡を取りたいときは、相手の状況が分からないので、まずスケジュールを確認するようにしています。そしてやりとりは、緊急の用件があるときに電話を使うこともありますが、基本的にチャットで行っています。たとえば業務開始時にその日のスケジュール、あるいは業務終了時に翌日のスケジュールを勤務場所の情報を添えてチームのグループチャットで送りあっています。はじめはこのやりとりに少し抵抗がありましたが、お互いがオフィスにいる時間が分かり、対面でのコミュニケーションがしやすくなるので、今では良い取り組みだと思っています。

──今まで紙ベースで働いていたところから、どのようにペーパーレスを進めましたか?

二井:ABW導入前は1人につき1台ずつのデスクとワゴン、さらに共用キャビネットもあったので、そこに多くの書類が積みあがったり、詰め込まれたりしていました。また会社からiPadも貸与されていました。電子カタログによってまるで辞書のような分厚いカタログを持ち歩かなくて済むようになったのは助かりましたが、それ以外は上手く活用することができず、ペーパーレスとは程遠い状態でした。そのような中、ABW導入を機にiPadがペンシル付きにアップグレードされて、打合せのメモだけでなくPDF図面への書き込みも慣れ親しんだ手書き感覚で行えるようになり、一気に私のペーパーレスは加速しました。デジタルなので一切場所も取らず、どこにいても閲覧できて、関係者と共有がしやすい。それをきっかけに徐々に身の回りの書類も減らしていきました。①廃棄するもの、②外部倉庫で保管するもの、③デジタルで保存するものに分けて整理を行い、今ではABW導入前の約20%以下まで紙を削減できました。現在残っている紙は、お客様と紙でやりとりしている資料や提案書で、一時的に個人ロッカーで保管し、データをスキャンし終わった段階で定期的に処分をしています。かつては机の上に資料の山がありましたが、今ではそれがなくなり、目の前の仕事に集中できるようなりました。

──オフィス勤務と在宅勤務をどのように使い分けていますか?

二井:基本的にお客様訪問の予定を第一優先としているので、1週間の内に終日在宅勤務ができるのは1日くらいで、それ以外の日はオフィス勤務と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドな形で働いています。

朝は在宅勤務をして、アポイントメントの前後にオフィスへ立ち寄るパターンが多いです。なぜなら朝早く出社しなくても仕事ができる環境は、通勤時間がない分、家事や育児をすることができ、私としてはメリットが非常に大きいからです。ただ現在、保育園入園前の子供が2人いまして、どうしても家の中が騒がしくなることがあるので、WEB会議をする際は家の隅に移動して行っています。そのため在宅勤務よりオフィスに出社した方が執務環境は整っていて、仕事はしやすいと感じています。

現在私の1週間あたりの業務を10の活動の割合に当てはめると、「高集中」が50%、「外出」が30%、「対話」「情報整理」「アイデア出し」などの社内コミュニケーションが残りの20%を占めています。機密性の高い資料を扱う業務も多く、なかなかオープンなスペースで働くことが出来ず、籠って業務ができる「高集中」の割合が大きくなっている状況です。そのため今後はもっと部署の垣根を超えた社内コミュニケーションの割合を増やしていきたいと考えています。

──今の働き方で、課題と感じていることはありますか?

二井:課題はメンバー同士のスケジュール管理方法です。私自身も全社共有のスケジューラーに全ての予定の登録ができておらず、資料作成などの個人作業の予定は、別のタスク管理ツールを使って個人的に管理していることから、他のメンバーには可視化されていません。そのためタスクが詰まっているときにスケジュールの日程調整依頼をされてしまい困ることがあります。さらにはメンバー内でスケジュールの登録の仕方がバラバラなので、直接相手に予定を確認する手間も生じています。今後はそのような細かな運用面の改善に向けて、チームメンバーで行う「チームの合意」(チームの合意の詳細については『信頼関係を築く「コミュニケーションマネジメント」とは』をご覧ください。)を実施したいと思います。

──以前から訪問の合間に外出先で仕事をする機会も多かったかと思いますが、外出先でのやりやすさは変わりましたか?

二井:働き方がABWになったことで、どこでも仕事ができる環境は整っているので、外出先でも仕事はできます。それでもやはりXORKにあるモニターディスプレイなどの充実したITツールや安心して仕事ができる高いセキュリティ性は、他のワーキングスペースにはありませんので、どうしても外出先での仕事にはやりにくさを感じてしまいます。そのため移動時間や待合の時間といった社外での隙間時間はPC作業ではなく、スマートフォンやiPadを使い、お客様の業界動向などの情報収集にあてています。


「ABWの実践には、スケジュールの可視化など細かな運用面の取り組みも重要です。」と語ってくださった二井さん。個人の自己裁量で場所や時間、相手を選んで働くABW。今後の働き方を検討する上での一つの選択肢としてぜひご検討ください。

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