2018年10月より、当社は都内に分散していた4つの拠点を新本社オフィス「ITOKI TOKYO XORK（以下、XORK）」へと集約し、そこでABWという働き方に取り組んでいます。従来の部署ごとに集まって決められた席で働く固定席運用や紙資料を中心とした働き方から、ABWに変更するにあたってどんな変化があったのでしょうか。そこで実際にXORKで働く、人事部 人財採用課 課長の中澤 裕華子さん（以下、中澤）に一社員としての立場と管理者の立場の両面から具体的な働き方の変化についてお話を伺いました。なお本コラムに掲載している写真は、撮影時のみマスクを外しております。
人事部 人財採用課 中澤裕華子さん
──ABWになって何が一番変わったと思いますか？
中澤 ABW導入前のオフィスでは人事部は専用居室が設けられ、他の部門の方はインターフォンを押さないと入室ができない状態でした。そのため部門の垣根をこえた交流の機会が少なかったことを覚えています。その代わりに専用居室内ではいわゆる島型対向式と呼ばれる全員が固定席で働くスタイルだったので、人事部内の会話は常にすべて耳に入り、各課の状況が把握しやすく、自分の知らないところで重要な話が進んでいるということはほとんどありませんでした。
ABW導入後のオフィスは、個人の自己裁量で自分の「活動※」に合わせて最も生産性の高い場所が選べる開放的な空間となっており、働くモチベーションの向上に寄与しています。機密情報を取り扱う際には人事部専用の個室に一時的に籠ることもありますが、基本的には人事部のメンバー全員がオープンな空間で働いています。オフィスに出社すると他の部門の方や採用した若手メンバーの様子も知ることができ、交流の機会が増えるため、人事部内では活動に合わせてもっとオフィス内を移動して働いていこうと話しています。
イトーキでは日々の業務を「10の活動」に分解し捉え直しています。
──チーム全員がABWという決められた席を持たず分散して働く中で、どのように他のメンバーとコミュニケーションをとっていますか？
中澤 人財採用課では、目の前にチームのメンバーがいない中で生産性高く仕事が出来るように、業務の進め方やコミュニケーションの取り方を話し合って決める"チームの合意"を行いました。そのチームの合意に基づいて実際に取り組んでいる内容をいくつかご紹介します。
・チームで集まる日を設定する
新型コロナウイルス流行以前は「週１回の頻度でコワークスペース（高い集中を必要とせず、短い会話や質問等を交えメンバーと場を共有しながら個人作業を行うスペース）に集まろう」とメンバーで決めていましたが、コロナ禍である現在は対面で集まることを出来るだけ避け、必要があればメンバーの自発的な声掛けによって集まって仕事をするように変化してきました。対面で直接顔を合わせたときに確認事項をまとめて処理したり、離れて仕事をしているときは業務の進み具合をスプレッドシートで管理したりしているので、特に「部下の仕事の進捗が見えなくて困る」ということは感じていません。
コワークスペース
・連絡の取り方・タイミングに配慮する
私達のチームでは、各自スケジュールの登録の際に勤務場所を必ず入れるようにしています。もともとメンバーは相手のスケジュールを見てから連絡をとる習慣が身についているので、相手に配慮しながらチャットや電話等をうまく使い分けて利用しています。特にチャットを使う際は、すべて同じチャットのグループだと情報が見逃されやすいので、担当している業務別など複数のテーマに分けてグループを作る工夫をしています。例えば、始業・終業時には、メンバー同士の状態を見やすくするために、雑談用のチャットに挨拶と合わせてその日の体調を絵文字で表現して送り合うようにしています。
・新たに入社する社員の方をフォローする
チーム内に新たに迎える方がいる場合は、OJT担当がオフィスで直接業務のやり方を教え、徐々に慣れてきたら在宅勤務も交えて働いていただくようにしています。特に若手メンバーに対しては、自律的に自ら周囲を巻き込みながら業務に取り組めるようになるまで対面によるサポートが必要だと考えています。
──今まで紙ベースで働いていたところから、どのようにペーパーレスを進めましたか？
中澤 正直なところ、ABWになった後も採用業務のペーパーレス化は十分にはできていませんでした。しかし、経営層から強いメッセージが出たこともあり、ようやく今年から本格的に紙資料を削減する取り組みを開始し、今では移転前と比較して90％減のペーパーレスが実現できています。削減の具体的な方法は、部内の共有資料を社内サーバーに保存し、いつ、どこからでも見られる状態にしたことです。たとえば採用面接の資料等はGoogleドライブで管理し、面接官の方にもそのドライブから資料を見ていただき、紙で印刷することをなくしました。現在も紙として残っている履歴書や成績書等は、人事部の専用個室で一時保管しその後、倉庫に移動もしくは廃棄を行っています。
──オフィス勤務と在宅勤務をどのように使い分けていますか？
中澤 人財採用課は対面で実施するインターンシップやイベントなどの対応もあるため、在宅勤務は多くても週2日程度です。在宅勤務の日は、通勤がなくなることで、時間にゆとりが生まれます。しかし自宅は働く環境が整っておらず、また家族との場のすみ分けが必要なことから、個人的にはオフィスの方が仕事は捗ります。新型コロナウイルスの収束後は、週１日在宅、週４日オフィスのバランスで働きたいと考えています。
──今の働き方で、課題と感じていることはありますか？
中澤 オフィス出社時にオンラインで面接やWebセミナーを行う際、電話/WEB会議ブースが空いていないことも多く、場所を探すのに困っています。そのため朝早くオフィスに出社して場所を確保する必要があります。コロナ禍ではオンラインで行う業務が今後も継続することが予想されるため、運用の工夫が必要だと感じています。
次に社内全体としてリチャージスペース（仕事から離れてリフレッシュや心身の切り替えを行うスペース）を上手く使えていない印象があります。そもそも業務量が多く、休憩がとりにくいことに課題意識があり、私達のチームではリチャージ強化担当者なるものを決めています。リチャージ強化週間にはその担当者がチーム全員のカレンダーに15分程度のリチャージ予定を設定することで、メンバー全員が意識的にリチャージを行い、次の業務への活力を養うよう心がけています。
WEB/会議スペース
──本社移転やABWの実践による採用活動への影響や良い効果はありましたか？
中澤 ABW導入前と比較して、オフィスを見ていただいたときの学生の皆様の反応は大きく変わりました。「こんなオフィスを想像したことがなかった」、「こんなところで働いてみたい」という感想を多くいただいています。オフィスと言えばグレーのデスクが並ぶ旧態依然とした空間をイメージしている方も多く、ギャップに驚いておられるのかもしれません。ABWを通じた働く環境の整備や働き方の変革は採用活動にも良い影響をもたらしていると思います。
「ABW導入前の働き方には戻りたくない。」と最後におっしゃっていた中澤さん。チームのメンバーとは分散した働き方になりつつも、特に問題を感じていないと答えていたのは、上司と部下の信頼関係のもと業務に取り組めていることと、コミュニケーションを密に取り仕事の進め方について"チームの合意"が出来ているからではないでしょうか。"チームの合意"はXORKに入居する全てのワーカーが定期的に「チーム内で仕事の進め方のルールを決める」という行動変容に向けた施策の一つです（参考記事：『信頼関係を築く「コミュニケーションマネジメント」とは』）。ABWはワーカーの活動に適したオフィス環境やＩＴ環境を提供したら終わりではありません。個人や組織として最大限のパフォーマンスを発揮していくために、ルール作りやマネジメント方法等も重要なポイントとなります。当社のABWコンサルティングサービスにご関心をお持ちでしたら、ぜひお問い合わせください。
