ファイリングシステム:コンパクト庁舎

コンパクト庁舎のファイリング・システム

自治体に求められる文書管理体制

自治体での文書管理体制づくりには、以下の3つが重要なポイントとなります。

(1)「全ての文書は公文書である」という意識

自治体の職員が業務上利用している文書はすべて公文書です。予算・支出・決裁などの毎年度発生する文書はもちろん、職員が経年利用する資料扱い(常用)の文書や個人の手持ち資料として保管している文書も公文書であるという意識が必要です。

(2)担当者不在時でも機能するシステム

担当職員が出張や休暇などで不在の場合でも、同じ課の職員が当該文書を検索できるようにしなければ、行政機関の役割が果たせません。

(3)住民の情報を守る意識

職員の個人机周り(机上、足元など)に放置されたままの文書、キャビネットに収まらずに事務室内に露出している文書は、すべて住民から付与された行政文書です。施錠できない場所へ放置していることは、紛失の危険性と常に隣り合わせとなります。

公文書は、個人保管(私物化)を排除し、組織として共有管理することが前提となります。 共有管理することによって、担当職員以外でも検索が可能となり、住民サービスの向上にもつながります。

ファイリング・システムによる体制改革

執務環境の改善に向けて一時的な文書削減を行ったとしても、組織としての文書管理の仕組みが確立され文書を扱う職員の意識が改革されない限り、それは一過性のものでしかありません。

情報の共有化・業務効率の向上・快適な執務空間づくり・行政情報提供サービスの拡充など、様々な課題を解決するために「公文書等の管理に関する法律(公文書管理法)」の施行を踏まえた行政情報管理の体制を構築する必要があります。 そんな時に、ファイリング・システムが役立ちます。

ファイリング・システムとは、不要文書の整理だけでなく、文書管理のルール(全ての行政文書を共有化し組織単位で運用管理する)を決め、組織的な文書管理体制を構築する手法です。

ファイリング・システムの基本的な考え方

ファイリング・システムは、行政執務上に発生したすべての文書を対象とします。
(※行政執務上発生したすべての文書=広義の公文書)

(1)職員と文書は切り離す

 担当職員による公文書の私物化を排除して、課単位での共有化・集中保管を行います。

(2)「記憶」による管理から「記録」による管理に

業務の記録である文書にアクセスしやすくすることで、担当職員任せにせずに、誰もが必要な時に必要な情報を即座に活用出来るしくみにします。

ファイリング・システムの導入効果

(1)適切な文書管理による業務効率の向上

組織的な共有管理により、担当職員による公文書の私物化を排除します。
担当者以外の職員でも検索が可能となり、住民サービスの向上にもつながります。

(2)執務スペースの有効活用

文書量の削減により、収納スペースを削減することが可能で、執務スペースを有効に活用出来ます。

(3)執務環境の改善

継続的な文書管理が可能で、文書は収納庫に収められ、スッキリとしたオフィス環境を維持出来ます。

ファイリング・システム導入前とファイリング・システム導入後の比較

ファイリングシステムの更に詳しい情報はこちら

文書の重複がなくなり、作業効率がアップします。

ファイリングシステム

こちらもご覧ください

お問い合わせ・サポート

ご質問やお問い合わせはお問い合わせフォームかお電話でお願いいたします。

お問い合わせ・サポート

ショールーム一覧

お近くのショールームへお越しいただき、イトーキの考える新しい提案を是非ご体感ください。

ショールーム一覧

↑