イトーキファイリング・システム

イトーキ ファイリング・システムイメージ

【アナログ文書も電子文書も】 「文書改革」で企業力に差がつく!

日々生み出される文書は、企業の重要な情報資産。

でも一方で、スペースを圧迫し、検索も大変と、さまざまな悩みも生んでいます。また、文書の電子化の際にも、きちんとした管理、検索システムは不可欠です。

イトーキのファイリング・システムは、アナログ、電子を問わず、文書を適正管理することで仕事を大幅に効率化し、企業にパワーとゆとりを生み出します。

こんな時にファイリング・システムが役立ちます!

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ファイリング・システムとは

文書の重複をなくし、必要な文書がすぐに検索できるようにするのが、ファイリングシステムです。下の4つの柱を実践することで、探しやすく管理しやすい情報環境をつくります。

ファイリングシステムイメージ
1. 情報の共有化
文書の私物化を排除し個人管理から組織管理へ
2. 不要文書の廃棄
不要文書、重複文書を見極め処分する
3. 文書の流れをつくる
発生から廃棄までの文書の「流れ」を設定
4. 保存体制の整備
定められた期限までしっかりと保存文書を守る体制をつくる

ファイリング・システムの効果

空間効率アップ

イトーキファイリング・システムの解決力 1

文書量を50%以下に節減可能!

「あなたの部署には、廃棄可能と思われる文書がどのくらいありますか?」

※イトーキ 文書の使いやすさサーペイより

古い文書、他スタッフとの重複文書、不要な文書が、 あなたのオフィスにも眠っているはずです。 これらを整理し、必要なものだけを残すようにすれば、 オフィスの空間効率は格段に高まります。

イトーキファイリング・システムを活用すれば…

 ファイリング・システム導入後の文書量の変化

オフィスの文書が30%に!

イトーキファイリング・システムを活用すれば…

1人あたりの廃棄文書段ボール6箱分→収納家具に換算すると90cm幅の3段収納1台分

不要文書廃棄によって不要となる3段収納1台分の設置面積賃料 年間29,454円※坪単価2万円換算

※株式会社イトーキが2003年にファイリング・システムを導入した時の事例です。

作業効率アップ

イトーキファイリング・システムの解決力 2

年間約1,040万円のコスト削減!

どちらが探しやすい?

社内文書を検索するのに、時間を取られていませんか?
必要な文書がすぐ見つかるようにすれば、労働時間のムダづかいが抑えられ、作業効率もグッと上がります。

「自分の担当している業務の文書を、すぐに取り出せますか?」

※イトーキ 文書の使いやすさサーペイより

例:1人のワーカーが1日に10回文書検索している場合

検索時間 1回あたり1分の短縮で→1年間に節約できる人件費 約1,040万円※

※従業員数100名、人件費500万円/年、実働230日として計算

組織の活性化

イトーキファイリング・システムの解決力 3

文書共有化でチームワークUP!

「部署内の他の人が担当している業務の文書を、すぐに取り出せますか?」

※イトーキ 文書の使いやすさサーペイより

個人単位で文書を管理すると、各スタッフの負担が増えるだけでなく、担当者の不在時に文書が見つからず、 業務が滞ることになります。

業務プロセスごとに文書管理を行えば、業務の効率化に加え、チームの協力体制の構築にもつながります。

「個人管理」から「組織管理」にスイッチ!

「個人管理」から「組織管理」にスイッチ

  • 担当者不在時の対応がスムーズに!
  • 業務の引き継ぎが簡単に!
  • レコード、ナレッジの共有化!
  • 協力意識が育つ!
内部統制への対応

イトーキファイリング・システムの解決力 4

現場の動きをすべて可視化!

企業活動の内容(=情報)が見えなくなっていませんか?

2008年から本格施行されている内部統制。企業活動を適正にモニタリングし、統制していくためには、現場の業務を「可視化」することが必要です。

イトーキファイリング・システムは業務の記録である文書アクセスしやすくすることで、内部統制の確立にも貢献します。

すべての文書を台帳化することで「見える現場」を実現。

ファイル基準表

イトーキファイリング・システムでは、すべての業務文書を登録した台帳を作成することで、業務の可視化を実現。

部署ごとの情報は「ファイル基準表」で管理し、一覧しやすくなっています。

  • モニタリングのシンプル化!
  • 問題も迅速に発見!
セキュリティ向上

イトーキファイリング・システムの解決力 5

個人情報もひと目で把握!

ファイル管理が不充分だと、機密文書の所在があいまいになり、トラブルの原因になります。
セキュリティ構築の第一歩は、「守るべき対象」がどこにあるかを明確にすることです。
イトーキファイリング・システムがここでも役立ちます。

社内文書を網羅した「ファイル基準表」に個人情報などの機密区分も表示!

ファイル基準表

守るターゲットを見極めて、セキュリティ対策を

  • 機密文書の所在の明確化!
  • 文書に応じた適切なセキュリティ管理!

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エコ推進

イトーキファイリング・システムの解決力 6

CO₂排出量を年間約16トン削減!

ファイリング・システム導入後の文書量の変化

イトーキファイリング・システムの導入は、オフィススペースの削減に貢献しますが、この成果は同時にCO₂排出量の削減にも役立っています。

「廃棄できる文書」の保管スペース維持によって排出されるCO₂量は?

【設定条件】
  • 従業員:100名
  • ファイリング・システム導入前の文書量:6.5Fm/人※

※Fm(ファイルメーター)とは、文書の厚みをメートル単位で表したものです。

(1) 文書保管スペースの削減によるCO₂削減量(2) 作業時間短縮によるCO₂削減量

↓

(1)と(2)より年間16,585kg(杉1,182本分)のCO₂削減に貢献!

保管書庫の管理

イトーキファイリング・システムの解決力 7

トランクルームのコストも大幅削減!

知らない間に費用がかさんでいる外部委託書庫。保存年限を明確にせず、不要な文書の保存に多額の費用を費やすケースも少なくありません。
イトーキファイリング・システムでは、すべての文書の保存年限を明確にし、文書が増え続ける「悪循環」を断ち切ります。

保存年限を明確に設定→年限が満了したら速やかに廃棄

  • 保存コストの削減!
  • 「増え続ける文書」から解放!
  • 検索性の向上!

ファイリング・システムの方法

文書に、発生→保管 →保存→廃棄の流れをつくります

アナログ文書

ファイリング・システム コンサルティング

ファイリング・システム

オフィスの収納スペースには限りがあります。利用していない情報をオフィスに残さないようにするために、「発生→保管 →保存→廃棄」の流れをつくり、文書を管理していきます。

電子文書

ファイルサーバー整理 コンサルティング

ファイルサーバー整理

電子文書の管理も基本の考え方はアナログ文書と同様です。
アナログ文書でのファイリング・システム導入終了後、サーバー内に「 当年度エリア 」「 前年度エリア 」「 保存書庫エリア 」といった利用頻度別にファイルを収納する場所を作り、整理・分類します。
このフォルダを使って、散らかっていた電子文書を整理します。

電子文書(クラウド管理)

電子ファイリング・システム

電子ファイリング

電子ファイリング・システムには、文書のライフサイクルを設定するだけで自動的に廃棄までの流れをサポートする、マネジメント機能があります。
このシステムを導入することで置き換えの手間が省かれ、電子文書の管理をよりスムーズに 行えます。

詳しく見る

独自開発のサポートツール「 fastool 」

システム構築までの作業を迅速に進めるため、Excelをベースに開発した専用ツールを使用します。 ファイルのタイトルのつけ直し、分類・配列、ファイリングの設計図であるファイル基準表の作成など、必要な作業をスムーズにサポートします。

ファイリング・システム導入までの流れ

6ヶ月で本格運用スタート

ファイリング・システム コンサルティング

ファイリング・システムは、これまで個人管理していた情報を組織管理に切り替える一大改革です。
無駄な情報は一掃され、オフィス内の文書が激減します。定められたカリキュラムに従って作業を進めることで、6ヶ月後にはファイリング・システムの本格運用を始めることができます。

  会合 宿題










第1会合
ファイリング・システムの概論
ファイル調べ表作成 オフィス文書を棚卸しします。
第2会合
ファイル調べ表のケーススタディ
ファイル分冊作業 ファイルをフォルダーサイズに分冊し、タイトルをつけます。
第3会合
ファイル分冊のケーススタディ
ファイル分類表作成 ファイルの配列、分類を検討し、ファイル分類表をまとめます。
第4会合
ファイル分類表のケーススタディ
ファイル基準表作成 ファイル分類表に表示された個々のファイルに、廃棄基準や保存年限など、ファイルを流すルールを設定します。
第5会合
ファイル基準表のケーススタディ
収納場所の割付 ファイル基準表をファイリングの形に切り替えるための収納場所を、現在の収納で割り付けます。
第6会合
ファイル切替作業要領説明
ファイル切替作業・仮組み 仮ラベルを貼り、文書をファイリングの形に切り替えていきます。



第7会合
第1回巡回指導
本組み 巡回指導で指摘された箇所を修正し、 正式なラベルを貼って完成です。
第8会合
第2回巡回指導

3ヶ月でしっかり文書削減

間近に移転が迫っている方はこちら

文書削減コンサルティング

文書管理体制を構築する時間が無く、間近に移転が迫っているような場合に、最優先となるのが文書量削減です。
文書のライフサイクルを明確にして、ワーカーが無理なく削減しやすい環境をつくり、移転した後もその状態が維持できるようなルールを作ります。

文書削減コンサルティング

コンサルティング実績

コンサルティング実績

半世紀以上にわたり、あらゆる分野でコンサルティング活動を行っています。その実績は業界No1の2000事業所以上。
指導を行なった企業・行政・団体がトータルファイリング賞(日本経営協会制定)を 業界で最も多く受賞していることも高い評価の証です。

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