近江八幡市役所 様 市庁舎建て替えの長期プロジェクト。対話と客観的なデータで、自信を持って説得できるプランを。

プロジェクトの経緯 市庁舎整備プロジェクト３年目の実施設計フェーズ

新庁舎は、「行政機能に特化し、コストバランスのとれたコンパクトな庁舎」などをコンセプトとして、来庁者の利便性や市民サービスの提供を最優先に整備します。
1階には戸籍や税など市民サービスの窓口、2階には子育てや教育、福祉などの窓口を配置しており、市民利用の多い低階層ほど面積が大きくなっています。

2019年から基本計画の策定を進めてきましたが、新庁舎整備をきっかけに、市職員の働き方の課題にも目を向け、オフィス改革の取組みも進めてきました。一部執務室の改善から取り組み、防犯対策、交通安全対策、環境政策、人権擁護等を主に担う市民部フロアのパイロットオフィス化に取り組んできました。

2023年に設計・施工一括発注方式で事業者を選定し、実施設計に着手してからは、職員にとって働きやすい環境、職場を作るため講演やワークショップなどを開催しています。

Scenes from the workshop

Pilot Office

オフィス改革の流れ

1. ① 一部オフィス改善を先行実施

   現庁舎の一部執務室において、文書量の削減、文具の一括管理、グループアドレスなど。

2. ② パイロットオフィス

   現庁舎の市民部フロアにおいて、対象部署の若手職員が考えたレイアウトに執務室を改修。

3. ③ ワークショップ

   新庁舎の執務室レイアウトを検討するためワークショップを開催し、各課の意見の抽出とディスカッションを実施。

4. ④ レイアウトプラン作成

   パイロットオフィスの成果とワークショップの意見を反映し、新しい働き方を促進する新庁舎のレイアウトプランを作成。

導入動機 ヒアリングで意見を反映するごとに
無難なプランになっていってしまう悩み

市が担う業務には、市民の様々な手続きをサポートする市民サービス系の業務から、都市基盤の整備や維持管理を行う事業系の業務、防災などを担う業務など、部門ごとに業務内容が大きく異なります。

新庁舎で目指すのは職員の高効率な働き方による、より良質な行政サービスの提供です。それに対して今の働き方に課題感はもっており、他自治体や企業を参考にパイロットオフィスなどを導入し、新庁舎では思い切った執務スペースのプランで働き方を空間から変えようと考えていました。

ところが多岐にわたる部門と対話を重ね様々な意見を反映していくと、どうしても無難なプランになってしまうのです。対話は大切なプロセスですが、どうしても主観的な情報の積み重ねになってしまう。そこで、客観的なデータ分析を導入できないか思案していました。

実施内容 ワークショップ、パイロットオフィス実験を経て、
働き方サーベイと位置情報による稼働調査を実施

Itoki's "Data Trekking" is a system that can objectively analyze the condition of workers and their actual work style by combining various information related to the workplace. It is possible to customize what kind of information is used, but this time we have introduced "workers Performance Trail (Performance Trail)," a work style survey that analyzes the condition of organizations and individuals, and "Workers Trail," which analyzes actual behavior and work styles using location information. Based on the results of superimposing them, we asked them to grasp the current state of work styles and visualize the characteristics of each department and floor.

分析の結果、全体的にパフォーマンススコアが高く、特に「コミュニケーション」に強みがありました。一方「ストレス」や「ロコモ（肩こりや眼精疲労など筋骨格や感覚器の状態）」に課題があり、ワークスタイルに起因する要素では、職員の休憩の取りやすさやオフィスの快適性に原因がありそうだ、ということが分かりました。また強みであるコミュニケーションの中でも、職員同士の雑談は活発ではない、という結果も出ていました。

また、部門ごとの比較をしてみると、窓口対応などの業務が多い部署はスコアが低く出ており、休憩しづらいなど日常業務においての負荷が高いことが改めて確認できました。

導入効果 位置情報で示される客観的データから目指すべき方向を再確認

First of all, "Workers Trail" visualized information such as areas that are frequently used as space and areas where the same people are staying, allowing us to reaffirm the challenges in facility management.

Furthermore, by combining the results from the Performance Trail, it became immediately clear that there were differences in performance and engagement depending on the area.

1. ワークエンゲイジメントスコアの高い人／低い人が利用するエリア

2. Areas used by people with high/low stress scores

3. ソーシャルコンディションスコアの高い人／低い人が利用するエリア

4. Attributes of frequent users

On the other hand, we also discovered that while the layout of the open office space in the center of every floor stimulates communication, this is not the case in offices with closed layouts. Analysis of pilot offices in government buildings also revealed the characteristics of spaces that are perceived as comfortable and spaces that have a positive effect on communication. These were useful points to consider when there are issues with "chit-chat in the workplace."

We have made it a priority to proceed with the plan through dialogue as much as possible, such as through workshops and interviews, but at the same time, we felt that we were moving away from our goal by incorporating too many opinions from each department. The analysis data this time allowed us to take a step back and look at the plan objectively, and we were able to reflect this in the layout of the detailed design.

今後への期待 完成後に、その成果をデータで示し検証につなげたい

執務スペースについては、今後も「なんとなく不満はあるけど、うまく言葉にできないし、どうすれば良いかはわからない」ということが出てくると思います。そういったことに対して「不満の要因を可視化」し、「改善アイデアの素」や「改善の根拠」になってくれることを期待します。そして「改善前後の定量的な効果測定」にも期待します。

そのためにも庁舎完成後に実際に使ってみて、働き方やコンディション、さらに市民サービスへの効果を確認できたらと思います。また、時代とともに行政への要望や役割、それに伴い働き方も変わっていくものと思いますので、客観的データをもとに業務を日々改善できるよう、継続的に「Data Trekking」を活用できればと考えています。