リスクの洗い出しと周知・教育を徹底し、リスクマネジメントの体制強化を進めています
イトーキでは、2009年度からコンプライアンスやセキュリティを統括するリスク管理部を新たに設置しました。「イトーキグループリスク管理基本規程」のもと、リスクマネジメントを実行しています。
イトーキのリスク管理の基本方針は、企業活動に関わるさまざまなリスクを想定し、対応策を実施して適切なリスク管理を行うことにあります。2008年度はその準備段階として、9月に情報システム統括部等においてISMS認証を取得、2009年1月に全社プライバシーマークの資格認定を受け、情報セキュリティの面で強化を図りました。
外部要因のリスクや内部要因など、想定されるさまざまなリスクに対して必要に応じたリスク管理委員会分科会の開催、主管・関連部門を中心にガイドラインの制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布など、未然にリスクを回避する努力を行っています。さらに事故発生時の迅速な対応ができる体制づくりも整えています。なお、リスク管理委員会は半期に一度の開催としており、必要に応じて分科会を開催し、対応策を講じています。
具体的なリスク52項目を一覧表に
リスク管理部ではリスクの未然回避策として、独自の手法でイトーキの抱えるリスクを洗い出し、優先順位を設定。2009年12月には重要度の高い64項目を、2010年4月には重要度の高い52項目を一覧として明文化し、リスクに対する共通認識の徹底とリスクの未然回避に活用しています。リスク項目および重要度ランクは社会状況と照らし合わせ絶えず見直しを実施し、リスク管理のさらなる徹底を図っていきます。
具体的なリスク項目とともに重要度、主管部門を明記。リスクの未然回避と問題発生時の迅速な対応に役立てています。
買収防衛策
イトーキでは、2008年より自社の企業価値・株主共同の利益を確保・向上させる取り組みのひとつとして、「当社株式の大量取得行為に関する対応策（買収防衛策）」を導入しています。常に社会経済情勢の変化、買収防衛策をめぐる動向、議論の進展などを踏まえた検討を行っており、2011年には、プランの一部変更を行い更新しています。
独占禁止法
2010年3月の独占禁止法違反による排除措置命令を受け、再発防止のためのコンプライアンス体制の強化に力を入れています。全社員を対象に独占禁止法遵守トレーニングを行っています。また、中央官庁担当部門を対象に独占禁止法遵守研修会および実行状況の監査を実施しています。
情報セキュリティ対策
● プライバシーマーク
イトーキでは、2008年より「個人情報保護方針」の再構築を進め、2009年1月に全社でプライバシーマーク（Pマーク）を取得しました。この取得を機に、2009年度は取組みの強化と全従業員への周知・徹底に向け、教育テキストをわかりやすく再編集し社員に配布しました。全社で約170名在籍する外国人従業員に向けても、個人情報保護を徹底するため、ポルトガル語、中国語、ハングル語版を作成し、工場等への掲示を行っています。
- 遵守事項 ポルトガル語版
- 中国語版
- ハングル語版
- 個人情報保護方針ポスター
● 業務レベルでの施策の強化
イトーキでは、日々の業務に潜む情報セキュリティ上のリスクに、さまざまな対策を行っています。2009年には、Eメールの添付書類にパスワードの自動生成システムを導入。2010年も、記憶メディアの取扱へのさらなる注意喚起、許可者以外の施設内立ち入りに対する識別の強化（社員証、名札、ゲストカード等の携帯の徹底）など、情報セキュリティ対策の一層の強化に取り組みました。
● 情報システム部門でISMS認証を取得
イトーキでは、ISMS（Information Security Management System）体制の強化を目指して、2006年より情報セキュリティ管理体制づくりを推進し、2008年9月にはセキュリティ・情報機器推進部と情報システム統括部の東京センターでISMS認証を取得し、2009年9月にはさらに情報システム統括部全体へ認証範囲を拡大しました。
ISMSでは、PDCAサイクルによるスパイラルアップが推奨されており、今後もさまざまな改善を加えることで、より高いレベルの情報セキュリティを目指しています。
イトーキグループ行動規範に則りコンプライアンスへの意識向上を図っています
コンプライアンス活動
2005年に制定した初版「イトーキグループ行動規範」の改訂を重ねながら、コンプライアンス意識の徹底を図ってきました。2010年度は、前年に引き続きコンプライアンス意識調査を実施すると共に、コンプライアンスの観点から注意すべき内容を盛り込んだコンプラ・ニュースの発信回数を増やし、一人ひとりのリスク意識の向上を図っています。
コンプライアンス体制
イトーキでは、全社のコンプライアンス体制の中心としてコンプライアンス室を事務局とし、担当役員を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置。さらに、主要部門にコンプライアンス推進委員、全部門にコンプライアンス推進担当を配置しています。コンプライアンス委員会は、グループ経営すべてに対する調査、報告・指示の役割を担っており、2010年度は三回開催されています。
イトーキグループ行動規範
コンプライアンスへの意識啓発や諸規程の周知徹底を図るため「コンプライアンス・プログラム」の内容を冊子化した改訂版ハンドブックを発行し、グループ会社も含めた社員に配布しています。
防衛省航空自衛隊特定什器類の入札における独占禁止法違反については、公正取引委員会の命令を応諾するとともに、再発防止に努めてまいります
2010年3月30日、防衛省航空自衛隊が競争入札等の方法により発注するオフィス家具等の事務用品に関して、公正取引委員会から独占禁止法第3条（私的独占又は不当な取引制限の禁止）に違反するとして、排除措置命令および課徴金納付命令を受領しました。
今回の件で、お客様をはじめ関係の皆様方に多大なるご迷惑とご心配をおかけしました。深くお詫び申し上げますとともに、違反の概要と今後の対応についてご報告いたします。
違反行為の概要について
イトーキは、他の什器メーカー5社と共同して、防衛省航空自衛隊発注の特定什器類について、発注者の意向を受けて納入予定メーカーを決定し、自ら受注しまたは自社製品を取り扱う販売業者に受注させることによって、納入予定メーカーが納入できるようにすることにより、公共の利益に反して、防衛省航空自衛隊発注の特定什器類の取引分野における競争を実質的に制限していたと判断されたものです。
社内調査の結果と今後の社内体制について
今回指摘のあった、防衛省航空自衛隊発注の特定什器類における独占禁止法第3条（私的独占又は不当な取引制限の禁止）の違反行為については、すでに取りやめている旨を社内で確認し、今後、今回の処分に関与した相互の間において、または他の事業者と共同して、防衛省航空自衛隊が第一補給処において発注する什器類について、納入予定メーカーを決定せず、自主的に営業活動を行ってまいります。
また、当社および社会に及ぼす影響の大きさを考慮し、経営として深い反省を込めて、代表取締役会長及び代表取締役社長ならびに関係取締役の報酬の一部を自主返上するとともに、社内規則に基づく関係者の処分を行うことといたしました。
当社は、コンプライアンス委員会を設置し、コンプライアンス体制の強化、およびグループ従業員の日々のコンプライアンス意識向上の為の教育指導を行ってまいりましたが、今回このような事態を招いてしまったことは誠に遺憾であり、重大かつ厳粛に受け止めております。今後は再発防止のため独占禁止法に関する行動指針・マニュアルの作成や社内研修、監査の実施等、社内体制の見直しと整備を進めていく所存です。
【本件に関するお問い合わせ先】
経営企画部 広報ＩＲ室：TEL.03-5566-7041
認定仕様と異なる仕様の製品を販売した件については、再試験で新たな認定を取得し、納入先の改修を進めております
2007年11月、国土交通省通知に基づいて実施した当社製品の「防耐火性能に関する実態調査」の結果、認定を受けた製品のうち、認定仕様と異なる仕様の11製品を過去に販売した実績があることが判明しました。
今回の件で、お客様をはじめ関係の皆様方に多大なるご迷惑とご心配をおかけしました。深くお詫び申し上げますとともに、これまでの取組みについてご報告いたします。
対応について
2007年より、納入先のお客様に今回の経緯と対応のご説明、改修工事のための現地調査や改修工事を継続して実施しております。改修工事着手前に特定行政庁と改修方法の確認を行い、改修工事完了後は、再度、特定行政庁に工事状況、完了をご報告するという手順で、これまでに対象となる226件（一昨年は、230件が対象とご報告させていただきましたが、その後の調査にて、撤去及び対象外と判明した4件が対象外となりました。）のうち、212件が改修工事を完了しております。
今後の対応について
現在残っている14件は、お客様の事情でどうしても直ぐに改修工事ができない例外物件だけとなっております。弊社としましては、これらすべての例外物件の改修工事が完了できるよう粘り強く努力してまいります。
改修工事と並行して、社内で再発防止の基本規程を制定しましたので、現在、確実な運用の確認ときめ細かい細則の制定により、再発防止の徹底に取組んでおります。また、リスク管理の一環としてコンプライアンス体制の強化にも、なお一層努めてまいります（コンプライアンスについてはこちらを参照）。
2011年度も引続き防耐火対策会議を開催し、組織の連携をとり、対象となるお客様への万全の対応を行ってまいります。
【本件に関するお問い合わせ先】
防耐火問題対策室：TEL.03-3546-7412
防耐火認定問題の経緯
- 2007年11月
- 国土交通省より、すでに大臣認定を取得している防耐火製品のすべてを対象に実態調査の指示が出されました。
- 2007年12月
- 認定を取得している42製品中、認定と異なる仕様の製品が12製品あったことを国土交通省に報告しました（その後の調査で1製品は認定仕様と異なる仕様の販売実績がないことが判明したため、対象は11製品となっています）。
- 2008年1月
- 国土交通省より、実際に販売を行った仕様（認定と異なる仕様）で性能評価再試験を実施するよう指示を受けました。
- 2008年4〜5月
- 上記指示により11製品・14品目の性能評価再試験を実施。5品目が合格し、9品目が不合格。合格となった5品目は新たな認定取得の手続きを行いました。
- 2008年6月〜2009年4月
- 不合格となった9品目は改善仕様で改めて性能評価再試験を受験し、合格。新たな認定を取得しました。
- 2008年7月〜
- 改修工事の体制を整え、お客様のご要望をお聞きしながら順次、改修工事を進めています。
東日本大震災への対応
2011年3月11日に発生した東日本大震災に際しては、災害対策本部を設置し、お客様への製品供給責任と従業員の安全確保、一元的な情報収集、情報発信に努めました。
主な経過は次のようになります。
- 3月14日
- アーバンネット入船ビルに代表取締役社長を本部長とする災害対策本部を設置しました。
- 3月17日
- 納品・施工を含む顧客対応や物流拠点の機能回復を強化すべく、災害対策本部に補給・配送体制対応を担当するチームを設置しました。
- 4月6日
- 商品供給の状況を受けて、緊急対応から早期正常化へ対策本部内の組織を変更しました。
- 4月19日
- 営業活動が平常状態に戻りつつある状況から、災害対策本部を解散しました。現在は、「災害復興対策情報センター」を設けて、さまざまな復興ニーズへの対応をはかっています。
